Отчитане на работното време

Модулът за отчитане на работното време предоставя множество функционалности за проследяване и мониторинг на началото и края на работния ден на служителите, пълен контрол върху работното им време — закъснения, ранно напускане, почивки и отсъствия.

Конфигуриране на параметри за присъствие

Можете да конфигурирате параметрите за присъствие — общи правила, извънреден труд, контролни точки, почивни дни, видове отпуски и др.

Конфигуриране на общи правила

Можете да конфигурирате общите правила за изчисляване на присъствието — начало на седмицата, начало на месеца, уикенд, отсъствие и др.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Настройки за присъствие → Общи правила (Attendance Settings → General Rule).
3. Задайте деня като начало на седмицата и датата като начало на месеца.
4. Изберете дни за уикенд.
5. Задайте параметрите за отсъствие.
6. Кликнете Запазване (Save).

Конфигуриране на параметри за извънреден труд

Можете да конфигурирате параметрите за извънреден труд в работни дни и уикенди — нива, коефициенти за работни часове, статус на присъствие при извънреден труд и др.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Настройки за присъствие → Извънреден труд (Attendance Settings → Overtime).
3. Задайте необходимата информация.
   • Ниво на извънреден труд в работни дни (Overtime Level for Workday) — При работа след края на работния ден достигате различни нива: 1, 2 и 3. Можете да зададете различни коефициенти за всяко ниво.
   • Коефициент за работни часове (Work Hour Rate) — Задайте коефициентите за трите нива за обобщено изчисление на работните часове.
   • Правило за извънреден труд в уикенд (Overtime Rule for Weekend) — Можете да активирате правилото и да зададете режим на изчисление.
4. Кликнете Запазване (Save).

Конфигуриране на контролни точки за присъствие

Можете да зададете карточетеците на точките за достъп като контролни точки за присъствие, така че удостоверяванията на карточетеците да се записват за присъствие.

Преди да започнете

Трябва да добавите устройство за контрол на достъпа. За подробности вижте Добавяне на устройство.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Настройки за присъствие → Контролни точки (Attendance Settings → Attendance Check Point).
3. По избор: Изключете превключвателя Задаване на всички карточетеци като контролни точки (Set All Card Readers as Check Points). Само карточетеците в списъка ще бъдат контролни точки.
4. Поставете отметки върху желаните карточетеци.
5. Задайте функцията на контролната точка: Начало/Край на работа, Начало или Край.
6. Кликнете Задаване като контролна точка (Set as Check Point). Конфигурираните точки ще се покажат в десния списък.

Конфигуриране на почивни дни

Можете да добавяте почивни дни, по време на които влизането/излизането няма да се записва.

Добавяне на редовен почивен ден

Можете да конфигурирате почивен ден, който ще важи ежегодно в определени дати за посочения период — например Нова година, Ден на независимостта, Коледа и др.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Настройки за присъствие → Почивни дни (Attendance Settings → Holiday).
3. Изберете Редовен почивен ден (Regular Holiday).
4. Дайте наименование на почивния ден.
5. Задайте първия ден на почивката.
6. Въведете броя на почивните дни.
7. Задайте статуса на присъствие при работа по почивния ден.
8. По избор: Поставете отметка в Повтаряне ежегодно (Repeat Annually).
9. Кликнете OK. Добавеният почивен ден ще се покаже в списъка и календара. При припокриване на дати ще важи първо добавеният почивен ден.
10. По избор: След добавянето можете да:
    • Редактиране на почивния ден (Edit Holiday) — Кликнете .
    • Изтриване на почивния ден (Delete Holiday) — Изберете един или повече и кликнете Изтриване (Delete).

Добавяне на нередовен почивен ден

Можете да конфигурирате почивен ден, който ще важи ежегодно в непостоянни дати — например банков празник.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).

2. Кликнете Настройки за присъствие → Почивни дни (Attendance Settings → Holiday).

3. Кликнете Добавяне (Add).

4. Изберете Нередовен почивен ден (Irregular Holiday).

5. Дайте наименование.

6. Задайте началната дата.

   Пример

   Ако искате да зададете четвъртия четвъртък на ноември 2019 като Ден на благодарността, изберете 2019, ноември, 4-ти и четвъртък от четирите падащи списъка.

7. Въведете броя на почивните дни.

8. Задайте статуса на присъствие при работа по почивния ден.

9. По избор: Поставете отметка в Повтаряне ежегодно (Repeat Annually).

10. Кликнете OK.

11. По избор: Редактирайте или изтрийте по описания начин по-горе.

Конфигуриране на вид отпуска

Можете да персонализирате видовете отпуска (главни и подвидове) според нуждите. Можете също да ги редактирате или изтривате.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Настройки за присъствие → Вид отпуска (Attendance Settings → Leave Type).
3. Кликнете Добавяне (Add) вляво, за да добавите главен вид отпуска.
4. По избор: Редактирайте или изтрийте главния вид.
   • Редактиране (Edit) — Задръжте курсора и кликнете .
   • Изтриване (Delete) — Изберете и кликнете Изтриване (Delete).
5. Кликнете Добавяне (Add) вдясно, за да добавите подвид.
6. По избор: Редактирайте или изтрийте подвида по аналогичен начин.

Синхронизиране на записи за удостоверяване с база данни на трета страна

Данните за присъствие, записани в клиента, могат да се прехвърлят автоматично в база данни на трета страна.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Настройки за присъствие → База данни на трета страна (Attendance Settings → Third-Party Database).
3. Включете превключвателя Прилагане в база данни (Apply to Database).
4. Задайте параметрите — тип база данни, IP адрес на сървъра, наименование на базата, потребителско ім и парола.
5. Задайте параметрите на таблицата.
   1. Въведете наименованието на таблицата.
   2. Задайте съответствието на полетата между клиента и базата данни.
6. Кликнете Тест на връзката (Connection Test), за да проверите връзката.
7. Кликнете Запазване (Save). При успешна връзка данните за присъствие ще се записват в базата. При прекъсване клиентът ще опитва повторно свързване на всеки 30 мин и след възстановяване ще синхронизира данните от периода на прекъсване.

Конфигуриране на почивки

Можете да добавяте почивки и да задавате начален час, краен час, продължителност, режим на изчисление и др. Добавените почивки могат да се редактират и изтриват.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → Разписание (Time & Attendance → Timetable). Добавените разписания се показват в списъка.
2. Изберете разписание или кликнете Добавяне (Add).
3. Кликнете Настройки (Settings) в областта за почивки.
4. Добавяне на почивка.
   1. Кликнете Добавяне (Add).
   2. Въведете наименование.
   3. Задайте параметрите.
      • Начален/Краен час (Start Time / End Time) — Началото и краят на почивката.
      • Не по-рано от/Не по-късно от (No Earlier Than / No Later Than) — Най-ранният момент за начало и най-късният за край на почивката.
      • Продължителност на почивката (Break Duration) — Времето от начало до края.
      • Изчисление (Calculation)
        • Автоматично приспадане (Auto Deduct) — Фиксираната продължителност се изключва от работните часове.
        • Задължително отмятане (Must Check) — Продължителността се изчислява по действителни отмятания и се изключва.
          • Забележка: При избор на „Задължително отмятане" трябва да зададете статус за закъснение или ранно завръщане от почивка.
5. Кликнете Запазване (Save).
6. По избор: Кликнете Добавяне (Add), за да добавите още почивки.

Конфигуриране на точността на изчисление на присъствието

За точно изчисление на данните за присъствие можете да зададете минимална единица и правила за закръгляване за различни пера.

Стъпки

1. Влезте в модула за отчитане на работното време.
2. Кликнете Настройки за присъствие → Разширена функция (Attendance Settings → Advanced Function).
3. Задайте минималните единици за различни статистически пера.
4. Задайте правилата за закръгляване.
5. Кликнете Запазване (Save).

Пример

При минимална единица 1 час и правило „закръгляване надолу" за извънреден труд: ако извънредният труд е под 1 час, той се изчислява като 0. Ако е 1,5 часа, се изчислява като 1.

Конфигуриране на показването в отчета

Можете да конфигурирате съдържанието на отчета — наименование на компанията, лого, формат на дата/час и маркировки.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Статистика за присъствие → Показване в отчета (Attendance Statistics → Report Display).
3. Задайте настройките.
   • Наименование на компанията (Company Name) — Въведете наименованието за показване в отчета.
   • Формат на датата/часа (Date Format / Time Format) — Задайте форматите.
   • Маркировка за статус в отчета (Attendance Status Mark in Report) — Въведете маркировката и изберете цвят.
   • Маркировка за уикенд в отчета (Weekend Mark in Report) — Въведете маркировката и изберете цвят.
4. Кликнете Запазване (Save).

Добавяне на разписание

На страницата за разписание можете да зададете час за начало и край на работа и правила за закъснение/ранно напускане.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → Разписание (Time and Attendance → Timetable).

2. Кликнете Добавяне (Add).

3. Дайте наименование на разписанието.

   Можете да кликнете иконата за цвят до наименованието, за да персонализирате цвета на разписанието в лентата.

4. Изберете тип разписание.

   • Общо (General) — Подходящо за стандартни случаи с фиксирано начало и край, с разрешени закъснения и ранно напускане.
   • Гъвкаво (Flexible) — Подходящо за почасови смени без фиксирано отмятане; изисква работното време (от зададения час) да е равно или повече от предварително зададеното.

5. Изберете метод на изчисление.

   • Първо влизане и последно излизане (First Check-in & Last Check-out) — Първото влизане се записва като начало, последното излизане — като край на работния ден.
   • Всяко влизане/излизане (Each Check-In/Out) — Всяко влизане и излизане е валидно; сборът от периодите между съседни влизания и излизания се записва като работно време. Трябва да зададете минимален интервал за удостоверяване.

6. По избор: Включете Получаване на статус от устройство (Get Check-in/out Status from Device).

   Уверете се, че устройството поддържа тази функция.

7. При избор на Общо задайте параметри.

   • Час за начало/край (Start/End-Work Time) — Началото и краят на работния ден.
   • Валиден период за отмятане (Valid Check-in/out Time) — Регулирайте жълтата лента на хронологичния график.
   • Изчисляване като (Calculated as) — Продължителността, изчислена като действително работно време.
   • Допустимо закъснение/ранно напускане (Late/Early Leave Allowable) — Периодът на допустимо закъснение или ранно напускане.

8. При избор на Гъвкаво задайте параметри.

   • Работни часове (Working Hours) — Работното време трябва да е равно или повече от зададената стойност.
   • Начален час на разписанието (Start Time of Timetable) — Работните часове за деня се изчисляват от зададения час.

9. По избор: Изберете почивки за изключване от работните часове.

   Можете да кликнете Настройки (Settings), за да управлявате почивките. За подробности вижте Конфигуриране на почивки.

10. Кликнете Запазване (Save).

11. По избор: Редактирайте или изтрийте разписание от списъка.

Добавяне на смяна

Можете да добавяте смени за графика.

Преди да започнете

Добавете разписание. Вижте Добавяне на разписание.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → Смяна (Time & Attendance → Shift).
2. Кликнете Добавяне (Add).
3. Въведете наименование на смяната.
4. Изберете период от падащия списък.
5. Изберете разписание и кликнете в хронологичния график, за да го приложите.
6. Кликнете Запазване (Save). Могат да бъдат добавени до 64 смени.
7. По избор: Задайте смяната на организация или лице за бърз график.
   1. Кликнете Задаване (Assign).
   2. Изберете раздела Организация или Лице и поставете отметки. Избраните ще се покажат вдясно.
   3. Задайте период на валидност.
   4. Задайте другите параметри.
      • Без задължително влизане (Check-in Not Required) — Лицата не трябва да се отмятат при влизане.
      • Без задължително излизане (Check-out Not Required) — Лицата не трябва да се отмятат при излизане.
      • Работа по почивни дни (Scheduled on Holidays) — Графикът важи дори в почивни дни.
      • Включване на извънреден труд (Effective for Overtime) — Извънредният труд се записва за графика.
   5. Кликнете Запазване (Save).

Управление на графика на смените

Работата на смени е практика, проектирана да използва всичките 24 часа от денонощието. Можете да задавате графици за отдели, лица и временни графици.

Задаване на графика на отдел

Можете да задавате графика на смените за целия отдел.

Преди да започнете

Добавете организация и лица в модула Лица. Вижте Управление на лица.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → График на смените (Time & Attendance → Shift Schedule).

2. Кликнете График на отдел (Department Schedule).

3. Изберете отдела от списъка с организации.

   При поставена отметка в „Включване на подорганизации" при избор на организация подорганизациите й се избират автоматично.

4. Изберете смяна от падащия списък.

5. Поставете отметка, за да активирате Множество графици на смени (Multiple Shift Schedules).

   При активиране можете да изберете действащи периоди от добавените периоди за лицата в отдела.

   Множество графици на смени: Съдържат повече от един период. Лицето може да се отмява в който и да е от периодите и присъствието ще е валидно. Ако има три периода: 00:00–07:00, 08:00–15:00 и 16:00–23:00, и лицето се отмява в 07:50, ще се приложи най-близкият период 08:00–15:00.

6. Задайте начална и крайна дата.

7. Задайте другите параметри (без задължително влизане/излизане, работа по почивни дни, извънреден труд).

8. Кликнете Запазване (Save).

Задаване на личен график

Можете да задавате индивидуален график на смените за едно или повече лица.

Преди да започнете

Добавете отдел и лица. Вижте Управление на лица.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → График на смените (Time & Attendance → Shift Schedule).
2. Кликнете Личен график (Person Schedule).
3. Изберете организацията и лице(та).
4. Изберете смяна от падащия списък.
5. По избор: Активирайте Множество графици на смени (Multiple Shift Schedules).
6. Задайте начална и крайна дата.
7. Задайте другите параметри.
8. Кликнете Запазване (Save).

Задаване на временен график

Можете да добавяте временен график за лице — той има по-висок приоритет от графика на отдела и личния график.

Преди да започнете

Добавете отдел и лица. Вижте Управление на лица.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → График на смените (Time & Attendance → Shift Schedule).
2. Кликнете Временен график (Temporary Schedule).
3. Изберете организацията и лице(та).
4. Кликнете дата или плъзнете, за да изберете няколко дати.
5. Изберете Работен ден (Workday) или Неработен ден (Non-Workday). При неработен ден задайте следните параметри.
   • Изчисляване като (Calculated as) — Изберете нормален или ниво на извънреден труд.
   • Разписание (Timetable) — Изберете разписание.
   • Множество графици на смени (Multiple Shift Schedule) — При активиране лицето може да се отмява в който и да е от периодите.
   • Правило (Rule) — Задайте допълнителни правила.
6. Кликнете Запазване (Save).

Проверка на графика на смените

Можете да проверявате графика в режим календар или списък, а също да редактирате или изтривате.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → График на смените (Time & Attendance → Shift Schedule).
2. Изберете организацията и съответните лица.
3. Кликнете или за режим календар или списък.
   • Календар — Показва графика за всеки ден от месеца. Кликнете временния график за ден, за да го редактирате или изтриете.
   • Списък — Показва детайли — наименование на смяната, тип, период и др. Изберете и кликнете Изтриване (Delete), за да изтриете.

Ръчно коригиране на записи за влизане/излизане

Ако статусът на присъствие не е верен, можете ръчно да коригирате записа за влизане или излизане.

Преди да започнете

• Добавете организации и лица в модула Лица. За подробности вижте Управление на лица.
• Статусът на присъствие е неверен.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → Обработка на присъствие (Time & Attendance → Attendance Handling).

2. Кликнете Корекция на влизане/излизане (Correct Check-In/Out).

3. Изберете лице от левия списък.

4. Изберете датата за корекция.

5. Задайте параметрите. Изберете Влизане (Check-in) и задайте действителния час за начало. Изберете Излизане (Check-out) и задайте действителния час за край.

   Можете да кликнете , за да добавите повече записи. Поддържат се до 8 записа за влизане/излизане.

6. По избор: Въведете забележка.

7. Кликнете Запазване (Save).

8. По избор: След добавяне на корекцията можете да:

   • Преглед (View) — Кликнете или .
     • Забележка: В режим календар трябва да кликнете „Изчисление" за получаване на статуса.
   • Редактиране (Edit) — В режим календар кликнете етикета. В режим списък кликнете двукратно клетката.
   • Изтриване (Delete) — Изтрийте избраните елементи.
   • Експортиране (Export) — Запазете детайлите в CSV формат.

Добавяне на отпуска и командировка

Можете да добавяте отпуска или командировка при нужда на служителя.

Преди да започнете

Добавете организации и лица. За подробности вижте Управление на лица.

Стъпки

1. Кликнете Отчитане на работното време → Обработка на присъствие (Time & Attendance → Attendance Handling).

2. Кликнете Заявка за отпуска/командировка (Apply for Leave/Business Trip).

3. Изберете лице от левия списък.

4. Задайте датата(ите).

5. Изберете главен и подвид отпуска.

   Видовете отпуска могат да се зададат в настройките за присъствие. За подробности вижте Конфигуриране на вид отпуска.

6. Задайте времето на отпуска.

7. По избор: Въведете забележка.

8. Кликнете Запазване (Save).

9. По избор: Редактирайте, изтривайте или експортирайте по аналогичния начин на корекциите.

Изчисляване на данните за присъствие

Трябва да изчислите данните за присъствие преди търсене и преглед на обобщение, детайлни данни, аномалии, извънреден труд и журнал за отмятания.

Автоматично изчисляване

Можете да зададете график, по който клиентът да изчислява данните автоматично ежедневно.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Настройки за присъствие → Общи правила (Attendance Settings → General Rule).
3. В областта за автоматично изчисление задайте часа за ежедневното изчисление.
4. Кликнете Запазване (Save).

Ръчно изчисляване

Можете ръчно да изчислите данните за присъствие за определен период.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).

2. Кликнете Статистика за присъствие → Изчисляване на присъствие (Attendance Statistics → Calculate Attendance).

3. Задайте начален и краен час на периода.

4. Задайте другите условия — отдел, имена, служебен номер и статус на присъствие.

5. Кликнете Изчисляване (Calculate).

   Могат да бъдат изчислени данните само за три месеца.

6. Извършете следните операции.

   • Корекция на влизане/излизане (Correct Check-in/out) — Кликнете Корекция за добавяне.
   • Отчет (Report) — Кликнете Отчет (Report) за генериране.
   • Експортиране (Export) — Кликнете Експортиране (Export); данните се запазват в CSV формат.

Статистика за присъствие

Можете да проверявате оригиналните записи и да генерирате и експортирате отчети за присъствие.

Получаване на оригинален запис за присъствие

Можете да търсите времето на присъствие, статуса, контролната точка и др. за определен период.

Преди да започнете

• Добавете организации и лица, и те трябва да са плъзгали карта. За подробности вижте Управление на лица.
• Изчислете данните за присъствие.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Статистика за присъствие → Оригинални записи (Attendance Statistics → Original Records).
3. Задайте период за търсене.
4. Задайте другите условия — отдел, имена, служебен номер.
5. По избор: Кликнете Получаване от устройство (Get from Device).
6. По избор: Кликнете Нулиране (Reset), за да нулирате условията.
7. Кликнете Търсене (Search). Можете да видите необходимия статус и контролната точка.
8. По избор: Генерирайте или експортирайте отчета.

Генериране на незабавен отчет

Можете ръчно да генерирате серия отчети за присъствие.

Преди да започнете

Изчислете данните за присъствие.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Статистика за присъствие → Отчет (Attendance Statistics → Report).
3. Изберете тип отчет.
4. Изберете отдела или лицата.
5. Задайте периода.
6. Кликнете Отчет (Report), за да генерирате и отворите.

Персонализиран отчет за присъствие

Клиентът поддържа множество типове отчети, като можете да предефинирате съдържанието и да изпращате отчета автоматично на имейл.

Стъпки

1. Влезте в модула Отчитане на работното време (Time & Attendance).
2. Кликнете Статистика за присъствие → Персонализиран отчет (Attendance Statistics → Custom Report).
3. Кликнете Добавяне (Add), за да предефинирате отчет.
4. Задайте съдържанието.
   • Наименование на отчета (Report Name) — Въведете наименование.
   • Тип отчет (Report Type) — Изберете тип.
   • Период на отчета (Report Time) — Варира за различните типове.
   • Лица (Person) — Изберете лицата, чиито записи ще се включат.
5. По избор: Задайте автоматично изпращане по имейл.

   1. Поставете отметка в Автоматично изпращане по имейл (Auto-Sending Email).

   2. Задайте периода на валидност.

   3. Изберете деня(ите) за изпращане.

   4. Задайте часа.

      Пример

      При период 2018/3/10–2018/4/10, ден петък и час 20:00:00, клиентът ще изпраща отчета всеки петък в 20:00 в посочения период.

      Уверете се, че данните за присъствие са изчислени преди часа за изпращане. За подробности вижте Изчисляване на данните за присъствие.

   5. Въведете адресите на получателите.

      • Забележка: Кликнете за нов адрес. Допускат се до 5 адреса.

   6. По избор: Кликнете Преглед (Preview), за да видите детайлите.

6. Кликнете OK.
7. По избор: Редактирайте, изтрийте или генерирайте отчета незабавно.