Työajanseuranta

Työajanseuranta-moduulissa voit hallita henkilöstön läsnä- ja poissaoloja kulunvalvontalaitteiden kirjaamien kirjautumistietojen perusteella. Voit asettaa työaikataulut, aikarajat ja loma-aikataulut sekä luoda läsnäoloraportteja.

Poissaolotyyppien asettaminen

Poissaolotyyppi määrittää erilaisia poissaolon syitä, kuten vuosiloma, sairasloma tai koulutus.

Vaiheet

1. Siirry Työajanseuranta -moduuliin.
2. Napsauta Perusasetukset → Poissaolotyypit.
3. Napsauta Lisää lisätäksesi uuden poissaolotyypin.
4. Syötä tyypille:
   • Nimi — Poissaolotyypin nimi (esim. Vuosiloma).
   • Lyhenne — Lyhenne raportointia varten.
   • Laskentatapa — Valitaanko poissaolo kokonaisina päivinä vai tunteina.
5. Napsauta Tallenna tallentaaksesi poissaolotyypin.

Aikarajojen asettaminen

Aikarajoilla määritetään normaali työaika, myöhästymisen raja, aikaisemman lähdön raja jne.

Vaiheet

1. Siirry Työajanseuranta -moduuliin.
2. Napsauta Perusasetukset → Aikarajoitus.
3. Napsauta Lisää luodaksesi uuden aikarajoituksen.
4. Syötä aikarajoituksen nimi.
5. Aseta seuraavat parametrit:
   • Normaalin työajan alkamisaika — Normaalin työvuoron alkamisaika.
   • Normaalin työajan päättymisaika — Normaalin työvuoron päättymisaika.
   • Myöhästymisraja — Minuutteja normaalin alkamisajan jälkeen, minkä jälkeen kirjaus merkitään myöhästymiseksi.
   • Aikaisemman lähdön raja — Minuutteja ennen normaalin päättymisajan, minkä jälkeen kirjaus merkitään aikaiseksi lähdöksi.
   • Ylityölaskenta — Minuutteja normaalin päättymisajan jälkeen, minkä jälkeen aika lasketaan ylityöksi.
6. Napsauta Tallenna tallentaaksesi aikarajoituksen.

Työvuorojen asettaminen

Työvuorossa yhdistetään aikarajoitukset tiettyihin päiviin muodostamaan kokonainen työvuorokuva.

Vaiheet

1. Siirry Työajanseuranta -moduuliin.
2. Napsauta Perusasetukset → Työvuoro.
3. Napsauta Lisää luodaksesi uuden työvuoron.
4. Syötä työvuoron nimi.
5. Aseta kullekin päivälle (Ma–Su) aikarajoitus.
   • Valitse päivä ja liitä siihen aikarajoitus.
   • Päivät, joina ei tehdä työtä, jätä tyhjäksi tai merkitse vapaapäiviksi.
6. Napsauta Tallenna tallentaaksesi työvuoron.

Loma-aikataulujen asettaminen

Voit asettaa loma-aikataulut, jotka korvaavat normaalin työvuoron tietyiltä päiviltä.

Vaiheet

1. Siirry Työajanseuranta -moduuliin.
2. Napsauta Perusasetukset → Loma-aikataulu.
3. Napsauta Lisää lisätäksesi uuden loma-aikataulun.
4. Syötä loman nimi.
5. Aseta loman alkamis- ja päättymispäivä.
6. Valinnainen: Aseta loma-aikarajoitus, jos henkilöstön on tehtävä töitä lomapäivinä.
7. Napsauta Tallenna tallentaaksesi loma-aikataulun.

Henkilöstön aikataulujen asettaminen

Voit liittää työvuorot henkilöille tai organisaatioille.

Vaiheet

1. Siirry Työajanseuranta -moduuliin.
2. Napsauta Aikataulu → Henkilöaikataulu.
3. Valitse henkilö tai organisaatio vasemmasta paneelista.
4. Napsauta Aseta aikataulu.
5. Valitse työvuoro pudotusvalikosta.
6. Aseta aikataulun voimassaoloaika (alkamis- ja päättymispäivä).
7. Napsauta Tallenna tallentaaksesi aikataulun.

Läsnäolon tarkistaminen ja manuaalinen korjaaminen

Voit tarkistaa kirjatut läsnäolotiedot ja tehdä manuaalisia korjauksia tarvittaessa.

Vaiheet

1. Siirry Työajanseuranta -moduuliin.

2. Napsauta Läsnäolotiedot vasemmasta paneelista.

3. Valitse aikaväli ja henkilö tai organisaatio.

4. Napsauta Haku hakeaksesi läsnäolotiedot.

5. Läsnäolotiedot näkyvät luettelossa:

   • Sisäänkirjautumisaika — Henkilön saapumisaika.
   • Uloskirjautumisaika — Henkilön lähtöaika.
   • Tila — Normaali, Myöhästynyt, Aikaisin lähdöt, Poissaolo jne.

6. Valinnainen: Tee manuaalinen korjaus.

   1. Valitse korjattava tietue.
   2. Napsauta Korjaa avataksesi korjausikkunan.
   3. Syötä korjattu sisään- tai uloskirjautumisaika.
   4. Syötä korjauksen syy.
   5. Napsauta OK tallentaaksesi korjauksen.
   Manuaalinen korjaus kirjataan lokiin auditointia varten. Kaikki korjaukset näkyvät korjaushistoriassa.

Läsnäoloraporttien luominen

Voit luoda läsnäoloraportteja eri tyyppeinä.

Vaiheet

1. Siirry Työajanseuranta -moduuliin.

2. Napsauta Raportti vasemmasta paneelista.

3. Valitse raporttityyppi:

   • Päiväraportti — Päivittäiset kirjaukset henkilökohtaisesti.
   • Kuukausiraportti — Kuukausittaiset yhteenvetotilastot.
   • Poissaolot — Poissaolojen yhteenveto tyypeittäin.
   • Ylitöt — Ylitöiden yhteenveto.

4. Aseta hakuparametrit (aikaväli, organisaatio, henkilö).

5. Napsauta Luo raportti.

6. Raportti näkyy esikatselunäkymässä.

7. Napsauta Vie tallentaaksesi raportin Excel- tai PDF-muodossa.

   Läsnäoloraporttien laskenta perustuu kulunvalvontalaitteiden kirjaamiin sisään- ja uloskirjautumisaikoihin sekä asettamiisi aikarajoituksiin ja työvuoroihin.