Kehadiran dan Waktu

Modul Kehadiran dan Waktu menyediakan berbagai fungsi untuk melacak dan memantau kapan karyawan mulai dan berhenti bekerja, serta kendali penuh atas jam kerja karyawan seperti keterlambatan, kepulangan awal, waktu istirahat, dan ketidakhadiran.

Mengonfigurasi Parameter Kehadiran

Anda dapat mengonfigurasi parameter kehadiran, termasuk aturan umum, parameter lembur, titik pemeriksaan kehadiran, hari libur, jenis cuti, dan sebagainya.

Mengonfigurasi Aturan Umum

Anda dapat mengonfigurasi aturan umum untuk penghitungan kehadiran, seperti awal minggu, awal bulan, akhir pekan, ketidakhadiran, dan sebagainya.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Aturan Umum.
3. Atur hari sebagai awal minggu dan tanggal sebagai awal bulan.
4. Pilih hari sebagai akhir pekan.
5. Atur parameter ketidakhadiran.
6. Klik Simpan.

Mengonfigurasi Parameter Lembur

Anda dapat mengonfigurasi parameter lembur untuk hari kerja dan akhir pekan, termasuk tingkat lembur, tarif jam kerja, status kehadiran untuk lembur, dan sebagainya.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Lembur.
3. Atur informasi yang diperlukan.
   • Tingkat Lembur untuk Hari Kerja — Ketika Anda bekerja selama periode tertentu setelah waktu pulang kerja pada hari kerja, Anda akan mencapai tingkat lembur yang berbeda: tingkat lembur 1, tingkat lembur 2, dan tingkat lembur 3. Anda dapat mengatur tarif jam kerja yang berbeda untuk tiga tingkat lembur secara terpisah.
   • Tarif Jam Kerja — Atur tarif jam kerja yang sesuai untuk tiga tingkat lembur, yang umumnya dapat digunakan untuk menghitung total jam kerja.
   • Aturan Lembur untuk Akhir Pekan — Anda dapat mengaktifkan aturan lembur untuk akhir pekan dan mengatur mode penghitungan.
4. Klik Simpan.

Mengonfigurasi Titik Pemeriksaan Kehadiran

Anda dapat mengatur pembaca kartu titik akses sebagai titik pemeriksaan kehadiran, sehingga autentikasi pada pembaca kartu akan dicatat untuk kehadiran.

Sebelum Anda Mulai

Anda harus menambahkan perangkat kontrol akses sebelum mengonfigurasi titik pemeriksaan kehadiran. Untuk detail, lihat Menambahkan Perangkat.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Titik Pemeriksaan Kehadiran untuk masuk ke halaman Pengaturan Titik Pemeriksaan Kehadiran.
3. Opsional: Atur sakelar Atur Semua Pembaca Kartu sebagai Titik Pemeriksaan ke nonaktif. Hanya pembaca kartu dalam daftar yang akan diatur sebagai titik pemeriksaan kehadiran.
4. Centang pembaca kartu yang diinginkan pada daftar perangkat sebagai titik pemeriksaan kehadiran.
5. Atur fungsi titik pemeriksaan sebagai Mulai/Pulang Kerja, Mulai Kerja, atau Pulang Kerja.
6. Klik Atur sebagai Titik Pemeriksaan. Titik pemeriksaan kehadiran yang dikonfigurasi ditampilkan pada daftar kanan.

Mengonfigurasi Hari Libur

Anda dapat menambahkan hari libur yang selama itu check-in atau check-out tidak akan dicatat.

Menambahkan Hari Libur Reguler

Anda dapat mengonfigurasi hari libur yang berlaku setiap tahun pada hari yang reguler selama periode berlaku, seperti Tahun Baru, Hari Kemerdekaan, Hari Natal, dan sebagainya.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Hari Libur untuk masuk ke halaman Pengaturan Hari Libur.
3. Centang Hari Libur Reguler sebagai jenis hari libur.
4. Sesuaikan nama untuk hari libur.
5. Atur hari pertama hari libur.
6. Masukkan jumlah hari libur.
7. Atur status kehadiran jika karyawan bekerja pada hari libur.
8. Opsional: Centang Ulangi Setiap Tahun untuk membuat pengaturan hari libur ini berlaku setiap tahun.
9. Klik OK. Hari libur yang ditambahkan akan ditampilkan pada daftar hari libur dan kalender. Jika tanggal dipilih sebagai hari libur yang berbeda, tanggal tersebut akan dicatat sebagai hari libur yang pertama ditambahkan.
10. Opsional: Setelah menambahkan hari libur, lakukan salah satu operasi berikut.
    • Sunting Hari Libur — Klik untuk menyunting informasi hari libur.
    • Hapus Hari Libur — Pilih satu atau beberapa hari libur yang ditambahkan, dan klik Hapus untuk menghapus hari libur dari daftar hari libur.

Menambahkan Hari Libur Tidak Reguler

Anda dapat mengonfigurasi hari libur yang berlaku setiap tahun pada hari yang tidak reguler selama periode berlaku, seperti Bank Holiday.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.

2. Klik Pengaturan Kehadiran → Hari Libur untuk masuk ke halaman Pengaturan Hari Libur.

3. Klik Tambah untuk membuka halaman Tambah Hari Libur.

4. Centang Hari Libur Tidak Reguler sebagai jenis hari libur.

5. Sesuaikan nama untuk hari libur.

6. Atur tanggal mulai hari libur.

   Contoh

   Jika Anda ingin mengatur Kamis keempat pada November 2019 sebagai hari libur Thanksgiving, Anda harus memilih 2019, November, ke-4, dan Kamis dari empat daftar tarik-turun.

7. Masukkan jumlah hari libur.

8. Atur status kehadiran jika karyawan bekerja pada hari libur.

9. Opsional: Centang Ulangi Setiap Tahun untuk membuat pengaturan hari libur ini berlaku setiap tahun.

10. Klik OK. Hari libur yang ditambahkan akan ditampilkan pada daftar hari libur dan kalender. Jika tanggal dipilih sebagai hari libur yang berbeda, tanggal tersebut akan dicatat sebagai hari libur yang pertama ditambahkan.

11. Opsional: Setelah menambahkan hari libur, lakukan salah satu operasi berikut.

    • Sunting Hari Libur — Klik untuk menyunting informasi hari libur.
    • Hapus Hari Libur — Pilih satu atau beberapa hari libur yang ditambahkan, dan klik Hapus untuk menghapus hari libur dari daftar hari libur.

Mengonfigurasi Jenis Cuti

Anda dapat menyesuaikan jenis cuti (jenis cuti utama dan jenis cuti minor) sesuai kebutuhan aktual. Anda juga dapat menyunting atau menghapus jenis cuti.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Jenis Cuti untuk masuk ke halaman Pengaturan Jenis Cuti.
3. Klik Tambah di sebelah kiri untuk menambahkan jenis cuti utama.
4. Opsional: Lakukan salah satu operasi berikut untuk jenis cuti utama.
   • Sunting — Arahkan kursor ke jenis cuti utama dan klik untuk menyunting jenis cuti utama.
   • Hapus — Pilih satu jenis cuti utama dan klik Hapus di sebelah kiri untuk menghapus jenis cuti utama.
5. Klik Tambah di sebelah kanan untuk menambahkan jenis cuti minor.
6. Opsional: Lakukan salah satu operasi berikut untuk jenis cuti minor.
   • Sunting — Arahkan kursor ke jenis cuti minor dan klik untuk menyunting jenis cuti minor.
   • Hapus — Pilih satu atau beberapa jenis cuti utama dan klik Hapus di sebelah kanan untuk menghapus jenis cuti minor yang dipilih.

Menyinkronkan Catatan Autentikasi ke Basis Data Pihak Ketiga

Data kehadiran yang terekam di perangkat lunak klien dapat digunakan oleh sistem lain untuk penghitungan atau operasi lainnya. Anda dapat mengaktifkan fungsi sinkronisasi untuk menerapkan catatan autentikasi dari perangkat lunak klien ke basis data pihak ketiga secara otomatis.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Basis Data Pihak Ketiga.
3. Atur sakelar Terapkan ke Basis Data ke aktif untuk mengaktifkan fungsi sinkronisasi.
4. Atur parameter yang diperlukan dari basis data pihak ketiga, termasuk jenis basis data, alamat IP server, nama basis data, nama pengguna, dan kata sandi.
5. Atur parameter tabel basis data sesuai konfigurasi aktual.
   1. Masukkan nama tabel basis data pihak ketiga.
   2. Atur bidang tabel yang dipetakan antara perangkat lunak klien dan basis data pihak ketiga.
6. Klik Uji Koneksi untuk menguji apakah basis data dapat terhubung.
7. Klik Simpan untuk menguji apakah basis data dapat terhubung dan menyimpan pengaturan untuk koneksi yang berhasil.
   • Data kehadiran akan ditulis ke basis data pihak ketiga.
   • Selama sinkronisasi, jika klien terputus dari basis data pihak ketiga, klien akan mencoba menghubungkan kembali setiap 30 menit. Setelah terhubung kembali, klien akan menyinkronkan data yang terekam selama periode terputus ke basis data pihak ketiga.

Mengonfigurasi Waktu Istirahat

Anda dapat menambahkan waktu istirahat dan mengatur waktu mulai, waktu selesai, durasi, mode penghitungan, dan parameter lainnya untuk istirahat. Waktu istirahat yang ditambahkan juga dapat disunting atau dihapus.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Jadwal Waktu. Jadwal waktu yang ditambahkan ditampilkan dalam daftar.
2. Pilih jadwal waktu yang ditambahkan atau klik Tambah untuk masuk ke halaman pengaturan jadwal waktu.
3. Klik Pengaturan pada area waktu istirahat untuk masuk ke halaman manajemen waktu istirahat.
4. Tambahkan waktu istirahat.
   1. Klik Tambah.
   2. Masukkan nama untuk waktu istirahat.
   3. Atur parameter terkait untuk waktu istirahat.
      • Waktu Mulai / Waktu Selesai — Atur waktu kapan istirahat dimulai dan berakhir.
      • Tidak Lebih Awal Dari / Tidak Lebih Lambat Dari — Atur waktu tempel kartu paling awal untuk memulai istirahat dan waktu tempel kartu paling lambat untuk mengakhiri istirahat.
      • Durasi Istirahat — Durasi dari waktu mulai hingga waktu selesai istirahat.
      • Penghitungan
        • Pemotongan Otomatis — Durasi istirahat tetap akan dikecualikan dari jam kerja.
        • Wajib Periksa — Durasi istirahat akan dihitung dan dikecualikan dari jam kerja sesuai waktu check-in dan check-out aktual.
          • Catatan: Jika Anda memilih Wajib Periksa sebagai metode penghitungan, Anda perlu mengatur status kehadiran untuk kepulangan terlambat atau awal dari istirahat.
5. Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan.
6. Opsional: Klik Tambah untuk melanjutkan penambahan waktu istirahat.

Mengonfigurasi Akurasi Penghitungan Kehadiran

Untuk menghitung data kehadiran secara akurat, Anda dapat mengatur akurasi penghitungan kehadiran untuk item kehadiran yang berbeda, termasuk unit minimum untuk penghitungan kehadiran dan aturan kendali pembulatan. Misalnya, Anda dapat mengatur unit minimum sebagai 1 jam untuk durasi cuti, dan mengatur aturan kendali pembulatan sebagai pembulatan ke atas.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Fungsi Lanjutan untuk masuk ke halaman Fungsi Lanjutan.
3. Atur unit minimum untuk item statistik yang berbeda.
4. Atur aturan kendali pembulatan untuk item statistik yang berbeda.
5. Klik Simpan.

Contoh

Atur unit minimum sebagai 1 jam dan aturan kendali pembulatan sebagai pembulatan ke bawah untuk durasi lembur, dan jika durasi lembur kurang dari 1 jam, akan dihitung sebagai 0. Jika durasi lembur 1,5 jam, akan dihitung sebagai 1 jam.

Mengonfigurasi Tampilan Laporan

Anda dapat mengonfigurasi konten tampilan yang ditampilkan pada laporan kehadiran, seperti nama perusahaan, logo, format tanggal, format waktu, dan tanda.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Statistik Kehadiran → Tampilan Laporan.
3. Atur pengaturan tampilan untuk laporan kehadiran.
   • Nama Perusahaan — Masukkan nama perusahaan untuk menampilkan nama pada laporan.
   • Format Tanggal / Format Waktu — Atur format tanggal dan format waktu sesuai kebutuhan aktual.
   • Tanda Status Kehadiran pada Laporan — Masukkan tanda dan pilih warna. Bidang terkait status kehadiran pada laporan akan ditampilkan dengan tanda dan warna tersebut.
   • Tanda Akhir Pekan pada Laporan — Masukkan tanda dan pilih warna. Bidang akhir pekan pada laporan akan ditampilkan dengan tanda dan warna tersebut.
4. Klik Simpan.

Menambahkan Jadwal Waktu

Pada halaman jadwal waktu, Anda dapat mengatur waktu mulai kerja, waktu pulang kerja, dan mengatur aturan kehadiran untuk keterlambatan dan kepulangan awal, dan sebagainya.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Jadwal Waktu untuk masuk ke halaman pengaturan jadwal waktu.

2. Klik Tambah untuk masuk ke halaman Pengaturan Dasar.

3. Buat nama untuk jadwal waktu.

   Anda dapat mengeklik ikon warna di samping nama untuk menyesuaikan warna jadwal waktu yang valid pada bilah waktu di bagian bawah halaman.

4. Pilih jenis jadwal waktu.

   • Umum — Cocok untuk skena kehadiran umum, yang memerlukan waktu mulai kerja dan waktu pulang kerja yang tetap, dan Anda dapat mengatur waktu check-in/out yang valid serta jadwal waktu yang diizinkan untuk keterlambatan dan kepulangan awal.
   • Fleksibel — Cocok untuk sif jam kerja, yang tidak memerlukan waktu check-in/out dan hanya memerlukan agar waktu kerja staf (dari waktu mulai yang Anda atur) sama dengan atau lebih besar dari jam kerja yang telah ditentukan.

5. Pilih metode penghitungan.

   • Check-in Pertama & Check-out Terakhir — Waktu check-in pertama dicatat sebagai waktu mulai kerja dan waktu check-out terakhir dicatat sebagai waktu pulang kerja.
   • Setiap Check-in/Out — Setiap waktu check-in dan check-out valid dan jumlah semua periode antara waktu check-in dan check-out yang berdekatan akan dicatat sebagai durasi kerja yang valid. Anda perlu mengatur Interval Autentikasi Valid untuk metode penghitungan ini. Misalnya, jika interval antara penempelan kartu yang sama kurang dari nilai yang diatur, penempelan kartu tersebut tidak valid.

6. Opsional: Atur sakelar Ambil Status Check-in/out dari Perangkat ke aktif untuk menghitung sesuai status kehadiran perangkat.

   Pastikan perangkat mendukung fungsi ini jika Anda perlu mengaktifkannya.

7. Jika Anda memilih Umum sebagai jenis jadwal waktu, atur parameter waktu kehadiran terkait sebagai berikut:

   • Waktu Mulai/Pulang Kerja — Atur waktu mulai kerja dan waktu pulang kerja.
   • Waktu Check-in/out Valid — Pada bilah waktu, sesuaikan bilah kuning untuk mengatur jadwal waktu yang selama itu check-in atau check-out valid.
   • Dihitung sebagai — Atur durasi yang dihitung sebagai durasi kerja aktual.
   • Keterlambatan/Kepulangan Awal yang Diizinkan — Atur jadwal waktu untuk keterlambatan atau kepulangan awal.

8. Jika Anda memilih Fleksibel sebagai jenis jadwal waktu, atur parameter waktu kehadiran terkait sebagai berikut:

   • Jam Kerja — Jam kerja staf harus sama dengan atau lebih besar dari nilai yang diatur.
   • Waktu Mulai Jadwal Waktu — Hitung jam kerja setiap hari dari nilai yang diatur. Misalnya, jika Anda telah mengatur jam kerja sebagai 8 jam, dan waktu mulai jadwal waktu sebagai 09.00, dan staf A check-in pukul 08.00 dan check-out pukul 17.00 (jam kerja efektif adalah 09.00 hingga 17.00, totalnya 8 jam), hasil kehadiran untuk staf A akan dihitung sebagai normal.

9. Opsional: Pilih waktu istirahat untuk mengecualikan durasi dari jam kerja.

   Anda dapat mengeklik Pengaturan untuk mengelola waktu istirahat. Untuk detail lebih lanjut tentang konfigurasi waktu istirahat, lihat Mengonfigurasi Waktu Istirahat.

10. Klik Simpan untuk menambahkan jadwal waktu.

11. Opsional: Lakukan satu atau beberapa operasi berikut setelah menambahkan jadwal waktu.

    • Sunting Jadwal Waktu — Pilih jadwal waktu dari daftar untuk menyunting informasi terkait.
    • Hapus Jadwal Waktu — Pilih jadwal waktu dari daftar dan klik Hapus untuk menghapusnya.

Menambahkan Sif

Anda dapat menambahkan sif untuk jadwal sif.

Sebelum Anda Mulai

Tambahkan jadwal waktu terlebih dahulu. Lihat Menambahkan Jadwal Waktu untuk detail.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Sif untuk masuk ke halaman pengaturan sif.
2. Klik Tambah untuk masuk ke halaman Tambah Sif.
3. Masukkan nama untuk sif.
4. Pilih periode sif dari daftar tarik-turun.
5. Pilih jadwal waktu yang ditambahkan dan klik pada bilah waktu untuk menerapkan jadwal waktu.
6. Klik Simpan. Sif yang ditambahkan tercantum pada panel kiri halaman. Paling banyak 64 sif dapat ditambahkan.
7. Opsional: Tetapkan sif ke organisasi atau orang untuk jadwal sif yang cepat.
   1. Klik Tetapkan.
   2. Pilih tab Organisasi atau Orang dan centang kotak organisasi atau orang yang diinginkan. Organisasi atau orang yang dipilih akan tercantum pada halaman kanan.
   3. Atur periode berlaku untuk jadwal sif.
   4. Atur parameter lainnya untuk jadwal.
      • Check-in Tidak Diperlukan — Orang dalam jadwal ini tidak perlu check-in saat datang bekerja.
      • Check-out Tidak Diperlukan — Orang dalam jadwal ini tidak perlu check-out saat selesai bekerja.
      • Dijadwalkan pada Hari Libur — Pada hari libur, jadwal ini tetap berlaku dan orang perlu bekerja sesuai jadwal.
      • Berlaku untuk Lembur — Lembur orang akan dicatat untuk jadwal ini.
   5. Klik Simpan untuk menyimpan jadwal sif cepat.

Mengelola Jadwal Sif

Kerja sif adalah praktik kepegawaian yang dirancang untuk memanfaatkan seluruh 24 jam dalam sehari setiap hari dalam seminggu. Praktik ini biasanya membagi hari menjadi sif, yaitu periode waktu tertentu yang selama itu sif yang berbeda menjalankan tugasnya.

Anda dapat mengatur jadwal departemen, jadwal orang, dan jadwal sementara.

Mengatur Jadwal Departemen

Anda dapat mengatur jadwal sif untuk satu departemen, dan semua orang dalam departemen akan ditetapkan dengan jadwal sif tersebut.

Sebelum Anda Mulai

Pada modul Kehadiran dan Waktu, daftar departemen sama dengan organisasi. Anda harus menambahkan organisasi dan orang pada modul Orang terlebih dahulu. Lihat Manajemen Orang untuk detail.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Jadwal Sif untuk masuk ke halaman Manajemen Jadwal Sif.

2. Klik Jadwal Departemen untuk masuk ke halaman Jadwal Departemen.

3. Pilih departemen dari daftar organisasi di sebelah kiri.

   Jika Sertakan Sub Organisasi dicentang, saat memilih organisasi, sub organisasinya dipilih sekaligus.

4. Pilih sif dari daftar tarik-turun.

5. Centang kotak untuk mengaktifkan Beberapa Jadwal Sif.

   Setelah mencentang Beberapa Jadwal Sif, Anda dapat memilih periode waktu berlaku dari periode waktu yang ditambahkan untuk orang dalam departemen.

   Beberapa Jadwal Sif: Mengandung lebih dari satu periode waktu. Orang dapat check-in/out pada periode waktu mana pun dan kehadiran akan berlaku. Jika beberapa jadwal sif mengandung tiga periode waktu: 00.00 hingga 07.00, 08.00 hingga 15.00, dan 16.00 hingga 23.00. Kehadiran orang yang menggunakan beberapa jadwal sif ini akan berlaku pada periode waktu mana pun di antara ketiganya. Jika orang check-in pukul 07.50, akan diterapkan periode waktu terdekat 08.00 hingga 15.00 untuk kehadiran orang tersebut.

6. Atur tanggal mulai dan tanggal selesai.

7. Atur parameter lainnya untuk jadwal.

   • Check-in Tidak Diperlukan — Orang dalam jadwal ini tidak perlu check-in saat datang bekerja.
   • Check-out Tidak Diperlukan — Orang dalam jadwal ini tidak perlu check-out saat selesai bekerja.
   • Dijadwalkan pada Hari Libur — Pada hari libur, jadwal ini tetap berlaku dan orang perlu bekerja sesuai jadwal.
   • Berlaku untuk Lembur — Lembur orang akan dicatat untuk jadwal ini.

8. Klik Simpan.

Mengatur Jadwal Orang

Anda dapat menetapkan jadwal sif ke satu atau beberapa orang. Anda juga dapat melihat dan menyunting detail jadwal orang.

Sebelum Anda Mulai

Tambahkan departemen dan orang pada modul Orang. Lihat Manajemen Orang untuk detail.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Jadwal Sif untuk masuk ke halaman Jadwal Sif.

2. Klik Jadwal Orang untuk masuk ke halaman Jadwal Orang.

3. Pilih organisasi dan pilih orang.

4. Pilih sif dari daftar tarik-turun.

5. Centang kotak untuk mengaktifkan Beberapa Jadwal Sif.

   Setelah mencentang Beberapa Jadwal Sif, Anda dapat memilih jadwal waktu berlaku dari jadwal waktu yang ditambahkan untuk orang.

   Beberapa Jadwal Sif: Mengandung lebih dari satu jadwal waktu. Orang dapat check-in/out pada jadwal waktu mana pun dan kehadiran akan berlaku. Jika beberapa jadwal sif mengandung tiga jadwal waktu: 00.00 hingga 07.00, 08.00 hingga 15.00, dan 16.00 hingga 23.00. Kehadiran orang yang menggunakan beberapa jadwal sif ini akan berlaku pada jadwal waktu mana pun di antara ketiganya. Jika orang check-in pukul 07.50, akan diterapkan jadwal waktu terdekat 08.00 hingga 15.00 untuk kehadiran orang tersebut.

6. Atur tanggal mulai dan tanggal selesai.

7. Atur parameter lainnya untuk jadwal.

   • Check-in Tidak Diperlukan — Orang dalam jadwal ini tidak perlu check-in saat datang bekerja.
   • Check-out Tidak Diperlukan — Orang dalam jadwal ini tidak perlu check-out saat selesai bekerja.
   • Dijadwalkan pada Hari Libur — Pada hari libur, jadwal ini tetap berlaku dan orang perlu bekerja sesuai jadwal.
   • Berlaku untuk Lembur — Lembur orang akan dicatat untuk jadwal ini.

8. Klik Simpan.

Mengatur Jadwal Sementara

Anda dapat menambahkan jadwal sementara untuk orang dan orang tersebut akan ditetapkan dengan jadwal sif untuk sementara. Anda juga dapat melihat dan menyunting detail jadwal sementara.

Sebelum Anda Mulai

Tambahkan departemen dan orang pada modul Orang. Lihat Manajemen Orang untuk detail.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Jadwal Sif untuk masuk ke halaman Manajemen Jadwal Sif.
2. Klik Jadwal Sementara untuk masuk ke halaman Jadwal Sementara.
3. Pilih organisasi dan pilih orang.
4. Klik satu tanggal atau klik dan seret untuk memilih beberapa tanggal bagi jadwal sementara.
5. Pilih Hari Kerja atau Hari Bukan Kerja dari daftar tarik-turun. Jika Hari Bukan Kerja dipilih, Anda perlu mengatur parameter berikut.
   • Dihitung sebagai — Pilih normal atau tingkat lembur untuk menandai status kehadiran bagi jadwal sementara.
   • Jadwal Waktu — Pilih jadwal waktu dari daftar tarik-turun.
   • Beberapa Jadwal Sif — Mengandung lebih dari satu jadwal waktu. Orang dapat check-in/out pada jadwal waktu mana pun dan kehadiran akan berlaku. Jika beberapa jadwal sif mengandung tiga jadwal waktu: 00.00 hingga 07.00, 08.00 hingga 15.00, dan 16.00 hingga 23.00. Kehadiran orang yang menggunakan beberapa jadwal sif ini akan berlaku pada jadwal waktu mana pun di antara ketiganya. Jika orang check-in pukul 07.50, akan diterapkan jadwal waktu terdekat 08.00 hingga 15.00 untuk kehadiran orang tersebut.
   • Aturan — Atur aturan lain untuk jadwal, seperti Check-in Tidak Diperlukan, dan Check-out Tidak Diperlukan.
6. Klik Simpan.

Memeriksa Jadwal Sif

Anda dapat memeriksa jadwal sif dalam mode kalender atau daftar. Anda juga dapat menyunting atau menghapus jadwal sif.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Jadwal Sif untuk masuk ke halaman Manajemen Jadwal Sif.
2. Pilih organisasi dan orang yang sesuai.
3. Klik atau untuk melihat jadwal sif dalam mode kalender atau daftar.
   • Kalender — Dalam mode kalender, Anda dapat melihat jadwal sif untuk setiap hari dalam satu bulan. Anda dapat mengeklik jadwal sementara untuk satu hari guna menyunting atau menghapusnya.
   • Daftar — Dalam mode daftar, Anda dapat melihat detail jadwal sif tentang satu orang atau organisasi, seperti nama sif, jenis, periode berlaku, dan sebagainya. Centang jadwal sif, dan klik Hapus untuk menghapus jadwal sif yang dipilih.

Mengoreksi Catatan Check-in/out secara Manual

Jika status kehadiran tidak benar, Anda dapat mengoreksi catatan check-in atau check-out secara manual. Anda juga dapat menyunting, menghapus, mencari, atau mengekspor catatan check-in atau check-out.

Sebelum Anda Mulai

• Anda harus menambahkan organisasi dan orang pada modul Orang. Untuk detail, lihat Manajemen Orang.
• Status kehadiran orang tidak benar.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Penanganan Kehadiran untuk masuk ke halaman penanganan kehadiran.

2. Klik Koreksi Check-in/Out untuk masuk ke halaman penambahan koreksi check-in/out.

3. Pilih orang dari daftar kiri untuk koreksi.

4. Pilih tanggal koreksi.

5. Atur parameter koreksi check-in/out. Pilih Check-in dan atur waktu mulai kerja aktual. Pilih Check-out dan atur waktu pulang kerja aktual.

   Anda dapat mengeklik untuk menambahkan beberapa item check-in/out. Paling banyak 8 item check-in/out dapat didukung.

6. Opsional: Masukkan informasi keterangan sesuai keinginan.

7. Klik Simpan.

8. Opsional: Setelah menambahkan koreksi check-in/out, lakukan salah satu operasi berikut.

   • Lihat — Klik atau untuk melihat informasi penanganan kehadiran yang ditambahkan dalam mode kalender atau daftar.
     • Catatan: Dalam mode kalender, Anda perlu mengeklik Hitung untuk memperoleh status kehadiran orang dalam satu bulan.
   • Sunting
     • Dalam mode kalender, klik label terkait pada tanggal untuk menyunting detail.
     • Dalam mode daftar, klik ganda bidang terkait pada kolom Tanggal, Jenis Penanganan, Waktu, atau Keterangan untuk menyunting informasi.
   • Hapus — Hapus item yang dipilih.
   • Ekspor — Ekspor detail penanganan kehadiran ke PC lokal.
     • Catatan: Detail yang diekspor disimpan dalam format CSV.

Menambahkan Cuti dan Perjalanan Dinas

Anda dapat menambahkan cuti dan perjalanan dinas ketika karyawan ingin mengajukan cuti atau melakukan perjalanan dinas.

Sebelum Anda Mulai

Anda harus menambahkan organisasi dan orang pada modul Orang. Untuk detail, lihat Manajemen Orang.

Langkah

1. Klik Kehadiran dan Waktu → Penanganan Kehadiran untuk masuk ke halaman penanganan kehadiran.

2. Klik Ajukan Cuti/Perjalanan Dinas untuk masuk ke halaman penambahan cuti/perjalanan dinas.

3. Pilih orang dari daftar kiri.

4. Atur tanggal untuk cuti atau perjalanan dinas Anda.

5. Pilih jenis cuti utama dan jenis cuti minor dari daftar tarik-turun.

   Anda dapat mengatur jenis cuti pada Pengaturan Kehadiran. Untuk detail, lihat Mengonfigurasi Jenis Cuti.

6. Atur waktu untuk cuti.

7. Opsional: Masukkan informasi keterangan sesuai keinginan.

8. Klik Simpan.

9. Opsional: Setelah menambahkan cuti dan perjalanan dinas, lakukan salah satu operasi berikut.

   • Lihat — Klik atau untuk melihat informasi penanganan kehadiran yang ditambahkan dalam mode kalender atau daftar.
     • Catatan: Dalam mode kalender, Anda perlu mengeklik Hitung untuk memperoleh status kehadiran orang dalam satu bulan.
   • Sunting
     • Dalam mode kalender, klik label terkait pada tanggal untuk menyunting detail.
     • Dalam mode daftar, klik ganda bidang pada kolom Tanggal, Jenis Penanganan, Waktu, atau Keterangan untuk menyunting informasi terkait.
   • Hapus — Hapus item yang dipilih.
   • Ekspor — Ekspor detail penanganan kehadiran ke PC lokal.
     • Catatan: Detail yang diekspor disimpan dalam format CSV.

Menghitung Data Kehadiran

Anda perlu menghitung data kehadiran sebelum mencari dan melihat ikhtisar data kehadiran, data kehadiran terperinci karyawan, data kehadiran abnormal karyawan, data kerja lembur karyawan, dan log penempelan kartu.

Menghitung Data Kehadiran secara Otomatis

Anda dapat mengatur jadwal sehingga klien dapat menghitung data kehadiran secara otomatis pada waktu yang Anda konfigurasi setiap hari.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Pengaturan Kehadiran → Aturan Umum.
3. Pada area Hitung Kehadiran Otomatis, atur waktu yang Anda inginkan agar klien menghitung data setiap hari.
4. Klik Simpan.

Menghitung Data Kehadiran secara Manual

Anda dapat menghitung data kehadiran secara manual dengan mengatur rentang data.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.

2. Klik Statistik Kehadiran → Hitung Kehadiran.

3. Atur waktu mulai dan waktu selesai untuk menentukan rentang data kehadiran.

4. Atur kondisi lain, termasuk departemen, nama orang, No. karyawan, dan status kehadiran.

5. Klik Hitung.

   Hanya dapat menghitung data kehadiran dalam tiga bulan.

6. Lakukan salah satu operasi berikut.

   • Koreksi Check-in/out — Klik Koreksi Check-in/out untuk menambahkan koreksi check-in/out.
   • Laporan — Klik Laporan untuk membuat laporan kehadiran.
   • Ekspor — Klik Ekspor untuk mengekspor data kehadiran ke PC lokal.
     • Catatan: Detail yang diekspor disimpan dalam format CSV.

Statistik Kehadiran

Anda dapat memeriksa catatan kehadiran asli, membuat dan mengekspor laporan kehadiran berdasarkan data kehadiran yang telah dihitung.

Memperoleh Catatan Kehadiran Asli

Anda dapat mencari waktu kehadiran, status kehadiran, titik pemeriksaan, dan sebagainya dari karyawan dalam suatu periode waktu untuk memperoleh catatan asli karyawan.

Sebelum Anda Mulai

• Anda harus menambahkan organisasi dan orang pada modul Orang dan orang telah menempelkan kartu. Untuk detail, lihat Manajemen Orang.
• Hitung data kehadiran.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Statistik Kehadiran → Catatan Asli.
3. Atur waktu mulai dan waktu selesai kehadiran yang ingin Anda cari.
4. Atur kondisi pencarian lainnya, seperti departemen, nama orang, dan No. karyawan.
5. Opsional: Klik Ambil dari Perangkat untuk memperoleh data kehadiran dari perangkat.
6. Opsional: Klik Atur Ulang untuk mengatur ulang semua kondisi pencarian dan menyunting kondisi pencarian lagi.
7. Klik Cari. Hasilnya ditampilkan pada halaman. Anda dapat melihat status kehadiran dan titik pemeriksaan yang diperlukan dari karyawan.
8. Opsional: Setelah mencari hasil, lakukan salah satu operasi berikut.
   • Buat Laporan — Klik Laporan untuk membuat laporan kehadiran.
   • Ekspor Laporan — Klik Ekspor untuk mengekspor hasil ke PC lokal.

Membuat Laporan Instan

Mendukung pembuatan serangkaian laporan kehadiran secara manual untuk melihat hasil kehadiran karyawan.

Sebelum Anda Mulai

Hitung data kehadiran.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Statistik Kehadiran → Laporan.
3. Pilih jenis laporan.
4. Pilih departemen atau orang untuk melihat laporan kehadiran.
5. Atur waktu mulai dan waktu selesai yang selama itu data kehadiran akan ditampilkan pada laporan.
6. Klik Laporan untuk membuat laporan statistik dan membukanya.

Laporan Kehadiran Khusus

Klien mendukung berbagai jenis laporan dan Anda dapat menentukan konten laporan terlebih dahulu, serta laporan dapat dikirim secara otomatis ke alamat email yang Anda konfigurasi.

Langkah

1. Masuk ke modul Kehadiran dan Waktu.
2. Klik Statistik Kehadiran → Laporan Khusus.
3. Klik Tambah untuk menentukan laporan terlebih dahulu.
4. Atur konten laporan.
   • Nama Laporan — Masukkan nama untuk laporan.
   • Jenis Laporan — Pilih satu jenis laporan dan laporan ini akan dibuat.
   • Waktu Laporan — Waktu yang akan dipilih dapat bervariasi untuk jenis laporan yang berbeda.
   • Orang — Pilih orang yang ditambahkan yang catatan kehadirannya akan dibuat untuk laporan.
5. Opsional: Atur jadwal untuk mengirim laporan ke alamat email secara otomatis.

   1. Centang Pengiriman Email Otomatis untuk mengaktifkan fungsi ini.

   2. Atur periode berlaku yang selama itu klien akan mengirim laporan pada tanggal pengiriman yang dipilih.

   3. Pilih tanggal yang pada saat itu klien akan mengirim laporan.

   4. Atur waktu yang pada saat itu klien akan mengirim laporan.

      Contoh

      Jika Anda mengatur periode berlaku sebagai 10/3/2018 hingga 10/4/2018, memilih Jumat sebagai tanggal pengiriman, dan mengatur waktu pengiriman sebagai 20:00:00, klien akan mengirim laporan pukul 20.00 setiap Jumat selama 10/3/2018 hingga 10/4/2018.

      Pastikan catatan kehadiran dihitung sebelum waktu pengiriman. Anda dapat menghitung data kehadiran secara manual, atau mengatur jadwal sehingga klien dapat menghitung data secara otomatis setiap hari. Untuk detail, lihat Menghitung Data Kehadiran.

   5. Masukkan alamat email penerima.

      • Catatan: Anda dapat mengeklik untuk menambahkan alamat email baru. Hingga 5 alamat email diizinkan.

   6. Opsional: Klik Pratinjau untuk melihat detail email.

6. Klik OK.
7. Opsional: Setelah menambahkan laporan khusus, Anda dapat melakukan satu atau beberapa hal berikut:
   • Sunting Laporan — Pilih satu laporan yang ditambahkan dan klik Sunting untuk menyunting pengaturannya.
   • Hapus Laporan — Pilih satu laporan yang ditambahkan dan klik Hapus untuk menghapusnya.
   • Buat Laporan — Pilih satu laporan yang ditambahkan dan klik Laporan untuk membuat laporan secara instan dan Anda dapat melihat detail laporan.