Pontaj și prezență

Modulul Pontaj și prezență oferă funcționalități multiple pentru urmărirea și monitorizarea orelor de intrare și ieșire ale angajaților, precum și controlul complet al orelor de lucru: întârzieri, plecări înainte de termen, pauze și absențe.

Configurarea parametrilor de prezență

Puteți configura parametrii de prezență, inclusiv regula generală, parametrii de ore suplimentare, punctul de control al prezenței, sărbătorile, tipul de concediu etc.

Configurarea regulii generale

Puteți configura regula generală pentru calculul prezenței, cum ar fi ziua de început a săptămânii, ziua de început a lunii, weekendul, absența etc.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Regulă generală.
3. Setați ziua de început a săptămânii și data de început a lunii.
4. Selectați ziua (zilele) ca weekend.
5. Setați parametrii de absență.
6. Faceți clic pe Salvare.

Configurarea parametrilor de ore suplimentare

Puteți configura parametrii de ore suplimentare pentru ziua de lucru și pentru weekend, inclusiv nivelul de ore suplimentare, rata de ore lucrate și starea de prezență pentru orele suplimentare.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Ore suplimentare.
3. Setați informațiile necesare.
   • Nivel ore suplimentare pentru zilele de lucru — Când lucrați o anumită perioadă după ora de terminare a programului într-o zi de lucru, atingeți diferite niveluri de ore suplimentare: nivelul 1, nivelul 2 și nivelul 3. Puteți seta rate diferite de ore lucrate pentru fiecare nivel.
   • Rata de ore lucrate — Setați ratele de ore lucrate corespunzătoare pentru cele trei niveluri de ore suplimentare, utilizate în general pentru calculul totalului orelor lucrate.
   • Regulă ore suplimentare pentru weekend — Puteți activa regula de ore suplimentare pentru weekend și seta modul de calcul.
4. Faceți clic pe Salvare.

Configurarea punctului de control al prezenței

Puteți seta cititoarele de card ale punctului de acces ca punct de control al prezenței, astfel încât autentificările pe aceste cititoare să fie înregistrate pentru prezență.

Înainte de a începe

Trebuie să adăugați dispozitivul de control acces înainte de a configura punctul de control al prezenței. Pentru detalii, consultați Adăugarea unui dispozitiv.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Punct de control prezență pentru a accesa pagina Setări punct de control prezență.
3. Opțional: Dezactivați comutatorul Setare toate cititoarele de card ca puncte de control. Doar cititoarele de card din listă vor fi setate ca puncte de control al prezenței.
4. Bifați cititoarele de card dorite din lista de dispozitive ca puncte de control al prezenței.
5. Setați funcția punctului de control ca Intrare/Ieșire, Intrare sau Ieșire.
6. Faceți clic pe Setare ca punct de control. Punctele de control configurate sunt afișate în lista din dreapta.

Configurarea sărbătorilor

Puteți adăuga sărbători în care înregistrările de intrare sau ieșire nu vor fi înregistrate.

Adăugarea unei sărbători regulate

Puteți configura o sărbătoare care va fi aplicată anual în zilele specifice pe durata perioadei efective, cum ar fi Anul Nou, Ziua Națională, Crăciunul etc.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Sărbătoare pentru a accesa pagina Setări sărbători.
3. Bifați Sărbătoare regulată ca tip de sărbătoare.
4. Personalizați un nume pentru sărbătoare.
5. Setați prima zi a sărbătorii.
6. Introduceți numărul de zile de sărbătoare.
7. Setați starea de prezență dacă angajatul lucrează în ziua de sărbătoare.
8. Opțional: Bifați Repetare anuală pentru ca această setare de sărbătoare să fie valabilă în fiecare an.
9. Faceți clic pe OK. Sărbătoarea adăugată va fi afișată în lista de sărbători și în calendar. Dacă aceeași dată este selectată ca sărbătoare diferită, va fi înregistrată ca prima sărbătoare adăugată.
10. Opțional: După adăugarea sărbătorii, efectuați una dintre operațiunile următoare.
    • Editare sărbătoare — Faceți clic pe pentru a edita informațiile despre sărbătoare.
    • Ștergere sărbătoare — Selectați una sau mai multe sărbători adăugate și faceți clic pe Ștergere pentru a le elimina din lista de sărbători.

Adăugarea unei sărbători neregulate

Puteți configura o sărbătoare care va fi aplicată anual în zile neregulate pe durata perioadei efective, cum ar fi Ziua Recunoștinței.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.

2. Faceți clic pe Setări prezență → Sărbătoare pentru a accesa pagina Setări sărbători.

3. Faceți clic pe Adăugare pentru a deschide pagina Adăugare sărbătoare.

4. Bifați Sărbătoare neregulată ca tip de sărbătoare.

5. Personalizați un nume pentru sărbătoare.

6. Setați data de început a sărbătorii.

   Exemplu

   Dacă doriți să setați a patra joi din noiembrie 2019 ca Ziua Recunoștinței, selectați 2019, Noiembrie, a 4-a și Joi din cele patru liste derulante.

7. Introduceți numărul de zile de sărbătoare.

8. Setați starea de prezență dacă angajatul lucrează în ziua de sărbătoare.

9. Opțional: Bifați Repetare anuală pentru ca această setare de sărbătoare să fie valabilă în fiecare an.

10. Faceți clic pe OK. Sărbătoarea adăugată va fi afișată în lista de sărbători și în calendar. Dacă aceeași dată este selectată ca sărbătoare diferită, va fi înregistrată ca prima sărbătoare adăugată.

11. Opțional: După adăugarea sărbătorii, efectuați una dintre operațiunile următoare.

    • Editare sărbătoare — Faceți clic pe pentru a edita informațiile despre sărbătoare.
    • Ștergere sărbătoare — Selectați una sau mai multe sărbători adăugate și faceți clic pe Ștergere pentru a le elimina din lista de sărbători.

Configurarea tipului de concediu

Puteți personaliza tipul de concediu (tipul principal și tipul secundar) conform necesităților reale. Puteți edita sau șterge tipul de concediu.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Tip concediu pentru a accesa pagina Setări tip concediu.
3. Faceți clic pe Adăugare în stânga pentru a adăuga un tip principal de concediu.
4. Opțional: Efectuați una dintre operațiunile următoare pentru tipul principal de concediu.
   • Editare — Mutați cursorul peste tipul principal de concediu și faceți clic pe pentru a-l edita.
   • Ștergere — Selectați un tip principal de concediu și faceți clic pe Ștergere în stânga pentru a-l șterge.
5. Faceți clic pe Adăugare în dreapta pentru a adăuga un tip secundar de concediu.
6. Opțional: Efectuați una dintre operațiunile următoare pentru tipul secundar de concediu.
   • Editare — Mutați cursorul peste tipul secundar de concediu și faceți clic pe pentru a-l edita.
   • Ștergere — Selectați unul sau mai multe tipuri principale de concediu și faceți clic pe Ștergere în dreapta pentru a șterge tipul (tipurile) secundar(e) selectat(e).

Sincronizarea înregistrărilor de autentificare în baza de date terță

Datele de prezență înregistrate în software-ul client pot fi utilizate de alte sisteme pentru calcul sau alte operațiuni. Puteți activa funcția de sincronizare pentru a aplica automat înregistrarea de autentificare din software-ul client în baza de date terță.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Bază de date terță.
3. Activați comutatorul Aplicare în baza de date pentru a activa funcția de sincronizare.
4. Setați parametrii necesari ai bazei de date terțe, inclusiv tipul bazei de date, adresa IP a serverului, numele bazei de date, numele de utilizator și parola.
5. Setați parametrii tabelului bazei de date conform configurațiilor reale.
   1. Introduceți numele tabelului din baza de date terță.
   2. Setați câmpurile de tabel mapate între software-ul client și baza de date terță.
6. Faceți clic pe Test conexiune pentru a testa dacă baza de date poate fi conectată.
7. Faceți clic pe Salvare pentru a testa dacă baza de date poate fi conectată și a salva setările pentru conexiunea reușită.
   • Datele de prezență vor fi scrise în baza de date terță.
   • În timpul sincronizării, dacă clientul se deconectează de la baza de date terță, acesta va încerca să se reconecteze la fiecare 30 de minute. După reconectare, clientul va sincroniza datele înregistrate în perioada de deconectare în baza de date terță.

Configurarea timpului de pauză

Puteți adăuga timp de pauză și seta ora de începere, ora de terminare, durata, modul de calcul și alți parametri pentru pauză. Pauzele adăugate pot fi editate sau șterse.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Orar. Orarele adăugate sunt afișate în listă.
2. Selectați un orar adăugat sau faceți clic pe Adăugare pentru a accesa pagina de setare a orarului.
3. Faceți clic pe Setări în zona de timp de pauză pentru a accesa pagina de gestionare a pauzelor.
4. Adăugați timp de pauză.
   1. Faceți clic pe Adăugare.
   2. Introduceți un nume pentru pauză.
   3. Setați parametrii relevanți pentru pauză.
      • Ora de începere / Ora de terminare — Setați ora de începere și de terminare a pauzei.
      • Nu mai devreme de / Nu mai târziu de — Setați cea mai devreme oră de pontare pentru începerea pauzei și cea mai târzie oră de pontare pentru terminarea pauzei.
      • Durata pauzei — Durata de la ora de începere până la ora de terminare a pauzei.
      • Calcul
        • Deducere automată — Durata fixă a pauzei va fi exclusă din orele de lucru.
        • Pontare obligatorie — Durata pauzei va fi calculată și exclusă din orele de lucru conform orelor reale de intrare și ieșire.
          • Notă: Dacă selectați Pontare obligatorie ca metodă de calcul, trebuie să setați starea de prezență pentru întârzierea sau revenirea anticipată din pauză.
5. Faceți clic pe Salvare pentru a salva setările.
6. Opțional: Faceți clic pe Adăugare pentru a continua adăugarea de pauze.

Configurarea preciziei de calcul al prezenței

Pentru a calcula cu precizie datele de prezență, puteți seta precizia de calcul al prezenței pentru diferite elemente, inclusiv unitatea minimă pentru calculul prezenței și regula de rotunjire. De exemplu, puteți seta unitatea minimă la 1 oră pentru durata concediului și regula de rotunjire la rotunjire în sus.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Funcție avansată pentru a accesa pagina Funcție avansată.
3. Setați unitățile minime pentru diferitele elemente statistice.
4. Setați regulile de rotunjire pentru diferitele elemente statistice.
5. Faceți clic pe Salvare.

Exemplu

Setați unitatea minimă la 1 oră și regula de rotunjire la rotunjire în jos pentru durata orelor suplimentare. Dacă durata orelor suplimentare este mai mică de 1 oră, va fi calculată ca 0. Dacă durata este de 1,5 ore, va fi calculată ca 1 oră.

Configurarea afișării rapoartelor

Puteți configura conținutul afișat în raportul de prezență, cum ar fi numele companiei, logo-ul, formatul datei, formatul orei și marcajele.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Statistici prezență → Afișare raport.
3. Setați opțiunile de afișare pentru raportul de prezență.
   • Nume companie — Introduceți numele companiei pentru a fi afișat în raport.
   • Format dată / Format oră — Setați formatul datei și formatul orei conform necesităților reale.
   • Marcaj stare prezență în raport — Introduceți marcajul și selectați culoarea. Câmpurile stării de prezență din raport vor fi afișate cu marcajul și culoarea respective.
   • Marcaj weekend în raport — Introduceți marcajul și selectați culoarea. Câmpurile de weekend din raport vor fi afișate cu marcajul și culoarea respective.
4. Faceți clic pe Salvare.

Adăugarea unui orar

Pe pagina orarului, puteți seta ora de intrare, ora de ieșire și reguli de prezență pentru întârzieri și plecări anticipate etc.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Orar pentru a accesa pagina de setări ale orarului.

2. Faceți clic pe Adăugare pentru a accesa pagina Setări de bază.

3. Creați un nume pentru orar.

   Puteți face clic pe pictograma de culoare de lângă nume pentru a personaliza culoarea orarului valid pe bara de timp din partea de jos a paginii.

4. Selectați tipul de orar.

   • General — Potrivit pentru scenarii generale de prezență, care necesită ore fixe de intrare și ieșire; puteți seta intervalul valid de pontare și toleranța pentru întârziere și plecare anticipată.
   • Flexibil — Potrivit pentru turele cu normă de ore, care nu necesită ore fixe de intrare/ieșire, ci doar că orele lucrate de angajați (de la ora de start setată) să fie egale sau mai mari decât numărul predefinit de ore.

5. Selectați metoda de calcul.

   • Prima intrare și ultima ieșire — Prima oră de intrare este înregistrată ca oră de începere a lucrului, iar ultima oră de ieșire ca oră de terminare.
   • Fiecare intrare/ieșire — Fiecare oră de intrare și ieșire este validă, iar suma tuturor perioadelor dintre intrări și ieșiri adiacente este înregistrată ca durată validă de lucru. Trebuie să setați Intervalul de autentificare valid pentru această metodă de calcul. De exemplu, dacă intervalul dintre pontările aceluiași card este mai mic decât valoarea setată, pontarea este invalidă.

6. Opțional: Activați comutatorul Obținere stare intrare/ieșire de la dispozitiv pentru a calcula conform stării de prezență a dispozitivului.

   Asigurați-vă că dispozitivul acceptă această funcție înainte de a o activa.

7. Dacă selectați General ca tip de orar, setați parametrii de timp pentru prezență după cum urmează:

   • Oră intrare/Oră ieșire — Setați ora de începere și de terminare a lucrului.
   • Interval valid de pontare — Pe bara de timp, ajustați bara galbenă pentru a seta intervalul în care pontarea de intrare sau ieșire este validă.
   • Calculat ca — Setați durata calculată ca durată efectivă de lucru.
   • Toleranță întârziere/Plecare anticipată — Setați intervalul de toleranță pentru întârziere sau plecare anticipată.

8. Dacă selectați Flexibil ca tip de orar, setați parametrii de timp pentru prezență după cum urmează:

   • Ore de lucru — Orele lucrate de angajați trebuie să fie egale sau mai mari decât valoarea setată.
   • Ora de start a orarului — Calculați orele lucrate în fiecare zi de la valoarea setată. De exemplu, dacă ați setat orele de lucru la 8 ore și ora de start la 9:00, iar angajatul A a pontrat intrarea la 8:00 și ieșirea la 17:00 (orele efective de lucru sunt 9:00-17:00, în total 8 ore), rezultatul de prezență pentru angajatul A va fi calculat ca normal.

9. Opțional: Selectați timp de pauză pentru a-l exclude din orele de lucru.

   Puteți face clic pe Setări pentru a gestiona pauzele. Pentru mai multe detalii despre configurarea pauzelor, consultați Configurarea timpului de pauză.

10. Faceți clic pe Salvare pentru a adăuga orarul.

11. Opțional: Efectuați una sau mai multe dintre operațiunile următoare după adăugarea orarului.

    • Editare orar — Selectați un orar din listă pentru a edita informațiile aferente.
    • Ștergere orar — Selectați un orar din listă și faceți clic pe Ștergere pentru a-l șterge.

Adăugarea unei ture

Puteți adăuga o tură pentru programul de ture.

Înainte de a începe

Adăugați mai întâi un orar. Consultați Adăugarea unui orar pentru detalii.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Tură pentru a accesa pagina de setări ale turelor.
2. Faceți clic pe Adăugare pentru a accesa pagina Adăugare tură.
3. Introduceți numele turei.
4. Selectați perioada turei din lista derulantă.
5. Selectați orarul adăugat și faceți clic pe bara de timp pentru a aplica orarul.
6. Faceți clic pe Salvare. Tura adăugată apare în panoul din stânga al paginii. Pot fi adăugate cel mult 64 de ture.
7. Opțional: Atribuiți tura unei organizații sau persoane pentru un program de ture rapid.
   1. Faceți clic pe Atribuire.
   2. Selectați fila Organizație sau Persoană și bifați organizația (organizațiile) sau persoana (persoanele) dorită. Organizațiile sau persoanele selectate vor fi listate în pagina din dreapta.
   3. Setați perioada efectivă pentru programul de ture.
   4. Setați alți parametri pentru program.
      • Pontare intrare neobligatorie — Persoanele din acest program nu trebuie să ponteze intrarea la venirea la lucru.
      • Pontare ieșire neobligatorie — Persoanele din acest program nu trebuie să ponteze ieșirea la terminarea lucrului.
      • Programat în zilele de sărbătoare — În zilele de sărbătoare, acest program rămâne valabil și persoanele trebuie să vină la lucru conform programului.
      • Efectiv pentru ore suplimentare — Orele suplimentare ale persoanelor vor fi înregistrate pentru acest program.
   5. Faceți clic pe Salvare pentru a salva programul de ture rapid.

Gestionarea programului de ture

Lucrul în ture este o practică de angajare concepută pentru a utiliza toate cele 24 de ore ale zilei, în fiecare zi a săptămânii. De regulă, ziua este împărțită în ture, adică perioade definite în care diferite echipe își îndeplinesc atribuțiile.

Puteți seta programul pentru departament, persoană și program temporar.

Setarea programului de departament

Puteți seta programul de ture pentru un departament, iar toate persoanele din departament vor fi repartizate la acel program.

Înainte de a începe

În modulul Pontaj și prezență, lista de departamente coincide cu organizația. Trebuie să adăugați mai întâi organizația și persoanele în modulul Persoane. Consultați Gestionarea persoanelor pentru detalii.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Program ture pentru a accesa pagina Gestionare program ture.

2. Faceți clic pe Program departament pentru a accesa pagina Program departament.

3. Selectați departamentul din lista de organizații din stânga.

   Dacă este bifată opțiunea Includere sub-organizații, la selectarea organizației sunt selectate automat și sub-organizațiile acesteia.

4. Selectați tura din lista derulantă.

5. Bifați caseta de selectare pentru a activa Programe de ture multiple.

   După activarea Programelor de ture multiple, puteți selecta perioadele de timp efective din perioadele adăugate pentru persoanele din departament.

   Programe de ture multiple: Conțin mai mult de o perioadă de timp. Persoana poate ponta intrarea/ieșirea în oricare dintre perioadele de timp, iar prezența va fi valabilă. Dacă programele de ture multiple conțin trei perioade: 00:00-07:00, 08:00-15:00 și 16:00-23:00, prezența persoanei care adoptă aceste programe va fi valabilă în oricare dintre cele trei perioade. Dacă persoana pontează la 07:50, se va aplica cea mai apropiată perioadă 08:00-15:00.

6. Setați data de început și data de final.

7. Setați alți parametri pentru program.

   • Pontare intrare neobligatorie — Persoanele din acest program nu trebuie să ponteze intrarea la venirea la lucru.
   • Pontare ieșire neobligatorie — Persoanele din acest program nu trebuie să ponteze ieșirea la terminarea lucrului.
   • Programat în zilele de sărbătoare — În zilele de sărbătoare, acest program rămâne valabil și persoanele trebuie să vină la lucru conform programului.
   • Efectiv pentru ore suplimentare — Orele suplimentare ale persoanelor vor fi înregistrate pentru acest program.

8. Faceți clic pe Salvare.

Setarea programului de persoană

Puteți atribui programul de ture uneia sau mai multor persoane. Puteți vizualiza și edita detaliile programului de persoană.

Înainte de a începe

Adăugați departamentul și persoana în modulul Persoane. Consultați Gestionarea persoanelor pentru detalii.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Program ture pentru a accesa pagina Program ture.

2. Faceți clic pe Program persoană pentru a accesa pagina Program persoană.

3. Selectați organizația și persoana (persoanele).

4. Selectați tura din lista derulantă.

5. Bifați caseta de selectare pentru a activa Programe de ture multiple.

   După activarea Programelor de ture multiple, puteți selecta orarele efective din orarele adăugate pentru persoane.

   Programe de ture multiple: Conțin mai mult de un orar. Persoana poate ponta intrarea/ieșirea în oricare dintre orare, iar prezența va fi valabilă. Dacă programele de ture multiple conțin trei orare: 00:00-07:00, 08:00-15:00 și 16:00-23:00, prezența persoanei care adoptă aceste programe va fi valabilă în oricare dintre cele trei orare. Dacă persoana pontează la 07:50, se va aplica cel mai apropiat orar 08:00-15:00.

6. Setați data de început și data de final.

7. Setați alți parametri pentru program.

   • Pontare intrare neobligatorie — Persoanele din acest program nu trebuie să ponteze intrarea la venirea la lucru.
   • Pontare ieșire neobligatorie — Persoanele din acest program nu trebuie să ponteze ieșirea la terminarea lucrului.
   • Programat în zilele de sărbătoare — În zilele de sărbătoare, acest program rămâne valabil și persoanele trebuie să vină la lucru conform programului.
   • Efectiv pentru ore suplimentare — Orele suplimentare ale persoanelor vor fi înregistrate pentru acest program.

8. Faceți clic pe Salvare.

Setarea programului temporar

Puteți adăuga un program temporar pentru o persoană, iar aceasta va fi repartizată la un program de ture temporar. Puteți vizualiza și edita detaliile programului temporar.

Înainte de a începe

Adăugați departamentul și persoana în modulul Persoane. Consultați Gestionarea persoanelor pentru detalii.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Program ture pentru a accesa pagina Gestionare program ture.
2. Faceți clic pe Program temporar pentru a accesa pagina Program temporar.
3. Selectați organizația și persoana (persoanele).
4. Faceți clic pe o dată sau faceți clic și trageți pentru a selecta mai multe date pentru programul temporar.
5. Selectați Zi lucrătoare sau Zi nelucrătoare din lista derulantă. Dacă se selectează Zi nelucrătoare, trebuie să setați următorii parametri.
   • Calculat ca — Selectați normal sau nivelul de ore suplimentare pentru a marca starea de prezență pentru programul temporar.
   • Orar — Selectați un orar din lista derulantă.
   • Program de ture multiple — Conține mai mult de un orar. Persoana poate ponta intrarea/ieșirea în oricare dintre orare, iar prezența va fi valabilă. Dacă programele de ture multiple conțin trei orare: 00:00-07:00, 08:00-15:00 și 16:00-23:00, prezența persoanei care adoptă aceste programe va fi valabilă în oricare dintre cele trei orare. Dacă persoana pontează la 07:50, se va aplica cel mai apropiat orar 08:00-15:00.
   • Regulă — Setați alte reguli pentru program, cum ar fi Pontare intrare neobligatorie și Pontare ieșire neobligatorie.
6. Faceți clic pe Salvare.

Verificarea programului de ture

Puteți verifica programul de ture în modul calendar sau în modul listă. Puteți edita sau șterge programul de ture.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Program ture pentru a accesa pagina Gestionare program ture.
2. Selectați organizația și persoana (persoanele) corespunzătoare.
3. Faceți clic pe sau pentru a vizualiza programul de ture în modul calendar sau în modul listă.
   • Calendar — În modul calendar, puteți vizualiza programul de ture pentru fiecare zi dintr-o lună. Puteți face clic pe programul temporar al unei zile pentru a-l edita sau șterge.
   • Listă — În modul listă, puteți vizualiza detaliile programului de ture despre o persoană sau organizație, cum ar fi numele turei, tipul, perioada efectivă etc. Bifați programul (programele) de ture și faceți clic pe Ștergere pentru a șterge programele selectate.

Corectarea manuală a înregistrărilor de intrare/ieșire

Dacă starea de prezență este incorectă, puteți corecta manual înregistrarea de intrare sau ieșire. Puteți edita, șterge, căuta sau exporta înregistrările de intrare/ieșire.

Înainte de a începe

• Trebuie să adăugați organizații și persoane în modulul Persoane. Pentru detalii, consultați Gestionarea persoanelor.
• Starea de prezență a persoanei este incorectă.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Gestionare prezență pentru a accesa pagina de gestionare a prezenței.

2. Faceți clic pe Corecție intrare/ieșire pentru a accesa pagina de adăugare a corecțiilor de intrare/ieșire.

3. Selectați persoana din lista din stânga pentru corecție.

4. Selectați data corecției.

5. Setați parametrii de corecție a intrării/ieșirii. Selectați Intrare și setați ora efectivă de începere a lucrului. Selectați Ieșire și setați ora efectivă de terminare a lucrului.

   Puteți face clic pe pentru a adăuga mai multe elemente de intrare/ieșire. Pot fi adăugate cel mult 8 elemente de intrare/ieșire.

6. Opțional: Introduceți observații după cum doriți.

7. Faceți clic pe Salvare.

8. Opțional: După adăugarea corecției de intrare/ieșire, efectuați una dintre operațiunile următoare.

   • Vizualizare — Faceți clic pe sau pentru a vizualiza informațiile adăugate de gestionare a prezenței în modul calendar sau în modul listă.
     • Notă: În modul calendar, trebuie să faceți clic pe Calculare pentru a obține starea de prezență a persoanei pentru o lună.
   • Editare
     • În modul calendar, faceți clic pe eticheta aferentă datei pentru a edita detaliile.
     • În modul listă, faceți dublu clic pe câmpul aferent din coloana Dată, Tip gestionare, Oră sau Observații pentru a edita informațiile.
   • Ștergere — Ștergeți elementele selectate.
   • Export — Exportați detaliile de gestionare a prezenței pe PC-ul local.
     • Notă: Detaliile exportate sunt salvate în format CSV.

Adăugarea concediului și a deplasării în interes de serviciu

Puteți adăuga un concediu sau o deplasare în interes de serviciu atunci când angajatul dorește să solicite concediu sau să efectueze o deplasare.

Înainte de a începe

Trebuie să adăugați organizații și persoane în modulul Persoane. Pentru detalii, consultați Gestionarea persoanelor.

Pași

1. Faceți clic pe Pontaj și prezență → Gestionare prezență pentru a accesa pagina de gestionare a prezenței.

2. Faceți clic pe Solicitare concediu/Deplasare pentru a accesa pagina de adăugare a concediului/deplasării.

3. Selectați persoana din lista din stânga.

4. Setați data (datele) concediului sau deplasării.

5. Selectați tipul principal și tipul secundar de concediu din lista derulantă.

   Puteți seta tipul de concediu în Setările de prezență. Pentru detalii, consultați Configurarea tipului de concediu.

6. Setați ora concediului.

7. Opțional: Introduceți observații după cum doriți.

8. Faceți clic pe Salvare.

9. Opțional: După adăugarea concediului și a deplasării, efectuați una dintre operațiunile următoare.

   • Vizualizare — Faceți clic pe sau pentru a vizualiza informațiile adăugate de gestionare a prezenței în modul calendar sau în modul listă.
     • Notă: În modul calendar, trebuie să faceți clic pe Calculare pentru a obține starea de prezență a persoanei pentru o lună.
   • Editare
     • În modul calendar, faceți clic pe eticheta aferentă datei pentru a edita detaliile.
     • În modul listă, faceți dublu clic pe câmpul din coloana Dată, Tip gestionare, Oră sau Observații pentru a edita informațiile aferente.
   • Ștergere — Ștergeți elementele selectate.
   • Export — Exportați detaliile de gestionare a prezenței pe PC-ul local.
     • Notă: Detaliile exportate sunt salvate în format CSV.

Calcularea datelor de prezență

Trebuie să calculați datele de prezență înainte de a putea căuta și vizualiza prezentarea generală a datelor de prezență, datele detaliate de prezență ale angajaților, datele de prezență anormală, datele de ore suplimentare și jurnalul de pontare.

Calcularea automată a datelor de prezență

Puteți seta un program astfel încât clientul să calculeze automat datele de prezență la ora configurată în fiecare zi.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Setări prezență → Regulă generală.
3. În zona Calculare automată prezență, setați ora la care doriți ca clientul să calculeze datele în fiecare zi.
4. Faceți clic pe Salvare.

Calcularea manuală a datelor de prezență

Puteți calcula manual datele de prezență setând intervalul de date.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.

2. Faceți clic pe Statistici prezență → Calculare prezență.

3. Setați ora de start și ora de final pentru a defini intervalul datelor de prezență.

4. Setați alte condiții, inclusiv departamentul, numele persoanei, numărul de angajat și starea de prezență.

5. Faceți clic pe Calculare.

   Pot fi calculate datele de prezență pentru cel mult trei luni.

6. Efectuați una dintre operațiunile următoare.

   • Corecție intrare/ieșire — Faceți clic pe Corecție intrare/ieșire pentru a adăuga o corecție de intrare/ieșire.
   • Raport — Faceți clic pe Raport pentru a genera raportul de prezență.
   • Export — Faceți clic pe Export pentru a exporta datele de prezență pe PC-ul local.
     • Notă: Detaliile exportate sunt salvate în format CSV.

Statistici de prezență

Puteți verifica înregistrarea originală de prezență, genera și exporta raportul de prezență pe baza datelor de prezență calculate.

Obținerea înregistrării originale de prezență

Puteți căuta ora de prezență a angajatului, starea de prezență, punctul de control etc. într-o perioadă de timp pentru a obține o înregistrare originală a angajaților.

Înainte de a începe

• Trebuie să adăugați organizații și persoane în modulul Persoane, iar persoanele au pontaj înregistrat. Pentru detalii, consultați Gestionarea persoanelor.
• Calculați datele de prezență.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Statistici prezență → Înregistrări originale.
3. Setați ora de start și ora de final a prezenței pe care doriți să o căutați.
4. Setați alte condiții de căutare, cum ar fi departamentul, numele persoanei și numărul de angajat.
5. Opțional: Faceți clic pe Obținere de la dispozitiv pentru a prelua datele de prezență de la dispozitiv.
6. Opțional: Faceți clic pe Resetare pentru a reseta toate condițiile de căutare și a le edita din nou.
7. Faceți clic pe Căutare. Rezultatele sunt afișate pe pagină. Puteți vizualiza starea de prezență solicitată a angajatului și punctul de control.
8. Opțional: După căutarea rezultatelor, efectuați una dintre operațiunile următoare.
   • Generare raport — Faceți clic pe Raport pentru a genera raportul de prezență.
   • Export raport — Faceți clic pe Export pentru a exporta rezultatele pe PC-ul local.

Generarea unui raport instant

Sunt acceptate mai multe tipuri de rapoarte de prezență generate manual pentru a vizualiza rezultatele de prezență ale angajaților.

Înainte de a începe

Calculați datele de prezență.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Statistici prezență → Raport.
3. Selectați un tip de raport.
4. Selectați departamentul sau persoana pentru a vizualiza raportul de prezență.
5. Setați ora de start și ora de final în care datele de prezență vor fi afișate în raport.
6. Faceți clic pe Raport pentru a genera raportul statistic și a-l deschide.

Raport personalizat de prezență

Clientul acceptă mai multe tipuri de rapoarte, iar dumneavoastră puteți predefini conținutul raportului, care poate fi trimis automat la adresa de e-mail configurată.

Pași

1. Accesați modulul Pontaj și prezență.
2. Faceți clic pe Statistici prezență → Raport personalizat.
3. Faceți clic pe Adăugare pentru a predefini un raport.
4. Setați conținutul raportului.
   • Nume raport — Introduceți un nume pentru raport.
   • Tip raport — Selectați un tip de raport; acesta va fi generat.
   • Perioadă raport — Perioada care poate fi selectată poate varia în funcție de tipul de raport.
   • Persoană — Selectați persoana (persoanele) adăugate ale căror înregistrări de prezență vor fi incluse în raport.
5. Opțional: Setați programul pentru a trimite raportul automat la adresa (adresele) de e-mail.

   1. Bifați Trimitere automată prin e-mail pentru a activa această funcție.

   2. Setați perioada efectivă în care clientul va trimite raportul la datele de trimitere selectate.

   3. Selectați ziua (zilele) în care clientul va trimite raportul.

   4. Setați ora la care clientul va trimite raportul.

      Exemplu

      Dacă setați perioada efectivă ca 10.03.2018-10.04.2018, selectați vineri ca zi de trimitere și setați ora de trimitere la 20:00:00, clientul va trimite raportul la ora 20:00 în fiecare vineri din intervalul 10.03.2018-10.04.2018.

      Asigurați-vă că înregistrările de prezență sunt calculate înainte de ora de trimitere. Puteți calcula manual sau seta un program automat zilnic. Pentru detalii, consultați Calcularea datelor de prezență.

   5. Introduceți adresa (adresele) de e-mail ale destinatarilor.

      • Notă: Puteți face clic pe pentru a adăuga o nouă adresă de e-mail. Sunt permise cel mult 5 adrese de e-mail.

   6. Opțional: Faceți clic pe Previzualizare pentru a vizualiza detaliile e-mailului.

6. Faceți clic pe OK.
7. Opțional: După adăugarea raportului personalizat, puteți efectua una sau mai multe dintre operațiunile următoare:
   • Editare raport — Selectați un raport adăugat și faceți clic pe Editare pentru a-i modifica setările.
   • Ștergere raport — Selectați un raport adăugat și faceți clic pe Ștergere pentru a-l șterge.
   • Generare raport — Selectați un raport adăugat și faceți clic pe Raport pentru a genera raportul instant și a-i vizualiza detaliile.