נוכחות ושעות עבודה

מודול הנוכחות ושעות העבודה מספק פונקציונליות מרובה למעקב ופיקוח על שעות כניסת ויציאת עובדים, ושליטה מלאה בשעות העבודה — כולל איחורים, יציאה מוקדמת, הפסקות והיעדרויות.

הגדרת פרמטרי נוכחות

ניתן להגדיר פרמטרי נוכחות, כולל כלל כללי, פרמטרי שעות נוספות, נקודת בדיקת נוכחות, חג, סוג חופשה ועוד.

הגדרת כלל כללי

ניתן להגדיר את הכלל הכללי לחישוב נוכחות, כגון תחילת שבוע, תחילת חודש, סופי שבוע, היעדרות ועוד.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → כלל כללי.
3. הגדירו את היום כתחילת שבוע ואת התאריך כתחילת חודש.
4. בחרו את היום/ים כסופי שבוע.
5. הגדירו פרמטרי היעדרות.
6. לחצו על שמור.

הגדרת פרמטרי שעות נוספות

ניתן להגדיר פרמטרי שעות נוספות לימי עבודה ולסופי שבוע, כולל רמת שעות נוספות, שיעור שעות עבודה, סטטוס נוכחות לשעות נוספות ועוד.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → שעות נוספות.
3. הגדירו את המידע הנדרש.
   • רמת שעות נוספות ליום עבודה — כאשר עובדים תקופה מסוימת לאחר שעת סיום העבודה ביום עבודה, מגיעים לרמות שונות של שעות נוספות: רמה 1, רמה 2 ורמה 3. ניתן להגדיר שיעורי שעות עבודה שונים לשלוש הרמות בהתאמה.
   • שיעור שעות עבודה — הגדירו את שיעורי שעות העבודה המתאימים לשלוש הרמות, אשר ניתן להשתמש בהם לחישוב סך שעות העבודה.
   • כלל שעות נוספות לסוף שבוע — ניתן להפעיל כלל שעות נוספות לסוף שבוע ולהגדיר מצב חישוב.
4. לחצו על שמור.

הגדרת נקודת בדיקת נוכחות

ניתן להגדיר את קורא/י הכרטיסים של נקודת הגישה כנקודת בדיקת נוכחות, כך שאימות בקוראי הכרטיסים יירשם לצורך נוכחות.

לפני שמתחילים

יש להוסיף מכשיר בקרת כניסה לפני הגדרת נקודת בדיקת הנוכחות. לפרטים, עיינו ב-הוספת מכשיר.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → נקודת בדיקת נוכחות לכניסה לדף הגדרות נקודת בדיקת נוכחות.
3. אופציונלי: הגדירו את מתג הגדר את כל קוראי הכרטיסים כנקודות בדיקה כבוי. רק קוראי הכרטיסים ברשימה יוגדרו כנקודות בדיקת נוכחות.
4. סמנו את קורא/י הכרטיסים הרצויים ברשימת המכשירים כנקודות בדיקת נוכחות.
5. הגדירו את פונקציית נקודת הבדיקה כהתחלת/סיום עבודה, התחלת עבודה בלבד, או סיום עבודה בלבד.
6. לחצו על הגדר כנקודת בדיקה. נקודת בדיקת הנוכחות שהוגדרה תוצג ברשימה הימנית.

הגדרת חג

ניתן להוסיף חג שבמהלכו לא תירשם כניסה או יציאה.

הוספת חג קבוע

ניתן להגדיר חג שייכנס לתוקף מדי שנה בימים קבועים במהלך תקופת התוקף, כגון ראש השנה הלועזי, יום העצמאות, חג המולד וכדומה.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → חג לכניסה לדף הגדרות חג.
3. סמנו חג קבוע כסוג החג.
4. הגדירו שם מותאם אישית לחג.
5. הגדירו את היום הראשון של החג.
6. הזינו את מספר ימי החג.
7. הגדירו את סטטוס הנוכחות אם העובד עובד בחג.
8. אופציונלי: סמנו חזור מדי שנה להפעלת הגדרת חג זו בכל שנה.
9. לחצו על אישור. החג שנוסף יוצג ברשימת החגים ובלוח השנה. אם תאריך נבחר לחגים שונים, הוא יירשם כחג שנוסף ראשון.
10. אופציונלי: לאחר הוספת החג, בצעו אחת מהפעולות הבאות.
    • עריכת חג — לחצו על לעריכת פרטי החג.
    • מחיקת חג — בחרו חג אחד או יותר שנוספו ולחצו על מחק למחיקת החג/ים מרשימת החגים.

הוספת חג בלתי קבוע

ניתן להגדיר חג שייכנס לתוקף מדי שנה בימים משתנים במהלך תקופת התוקף, כגון חג בנקאי.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.

2. לחצו על הגדרות נוכחות → חג לכניסה לדף הגדרות חג.

3. לחצו על הוסף לפתיחת דף הוספת חג.

4. סמנו חג בלתי קבוע כסוג החג.

5. הגדירו שם מותאם אישית לחג.

6. הגדירו את תאריך ההתחלה של החג.

   דוגמה

   אם ברצונכם להגדיר את יום חמישי הרביעי בנובמבר 2019 כחג ההודיה, בחרו 2019, נובמבר, 4 ויום חמישי מארבע רשימות הנפתחות.

7. הזינו את מספר ימי החג.

8. הגדירו את סטטוס הנוכחות אם העובד עובד בחג.

9. אופציונלי: סמנו חזור מדי שנה להפעלת הגדרת חג זו בכל שנה.

10. לחצו על אישור. החג שנוסף יוצג ברשימת החגים ובלוח השנה. אם תאריך נבחר לחגים שונים, הוא יירשם כחג שנוסף ראשון.

11. אופציונלי: לאחר הוספת החג, בצעו אחת מהפעולות הבאות.

    • עריכת חג — לחצו על לעריכת פרטי החג.
    • מחיקת חג — בחרו חג אחד או יותר שנוספו ולחצו על מחק למחיקת החג/ים מרשימת החגים.

הגדרת סוג חופשה

ניתן להתאים אישית את סוג החופשה (סוג חופשה ראשי וסוג חופשה משני) בהתאם לצרכים בפועל. ניתן גם לערוך או למחוק את סוג החופשה.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → סוג חופשה לכניסה לדף הגדרות סוג חופשה.
3. לחצו על הוסף בצד שמאל להוספת סוג חופשה ראשי.
4. אופציונלי: בצעו אחת מהפעולות הבאות לסוג חופשה ראשי.
   • עריכה — העבירו את הסמן מעל סוג החופשה הראשי ולחצו על לעריכת סוג החופשה הראשי.
   • מחיקה — בחרו סוג חופשה ראשי אחד ולחצו על מחק בצד שמאל למחיקת סוג החופשה הראשי.
5. לחצו על הוסף בצד ימין להוספת סוג חופשה משני.
6. אופציונלי: בצעו אחת מהפעולות הבאות לסוג חופשה משני.
   • עריכה — העבירו את הסמן מעל סוג החופשה המשני ולחצו על לעריכת סוג החופשה המשני.
   • מחיקה — בחרו סוג/י חופשה ראשי/ים אחד/ים או יותר ולחצו על מחק בצד ימין למחיקת סוג/י החופשה המשניים שנבחרו.

סנכרון רשומת אימות למסד נתונים של צד שלישי

ניתן להשתמש בנתוני הנוכחות הרשומים בתוכנת הלקוח על ידי מערכת אחרת לצורך חישוב או פעולות אחרות. ניתן להפעיל פונקציית סנכרון להחלת רשומת האימות מתוכנת הלקוח למסד הנתונים של הצד השלישי אוטומטית.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → מסד נתונים של צד שלישי.
3. הגדירו את מתג החל על מסד נתונים כפועל להפעלת פונקציית הסנכרון.
4. הגדירו את הפרמטרים הנדרשים של מסד הנתונים של הצד השלישי, כולל סוג מסד נתונים, כתובת IP של השרת, שם מסד הנתונים, שם משתמש וסיסמה.
5. הגדירו פרמטרי טבלה של מסד הנתונים בהתאם לתצורות בפועל.
   1. הזינו את שם הטבלה של מסד הנתונים של הצד השלישי.
   2. הגדירו את שדות הטבלה הממופים בין תוכנת הלקוח לבין מסד הנתונים של הצד השלישי.
6. לחצו על בדיקת חיבור לבדיקה האם ניתן להתחבר למסד הנתונים.
7. לחצו על שמור לבדיקה האם ניתן להתחבר למסד הנתונים ולשמירת ההגדרות לחיבור מוצלח.
   • נתוני הנוכחות יירשמו במסד הנתונים של הצד השלישי.
   • במהלך הסנכרון, אם הלקוח מתנתק ממסד הנתונים של הצד השלישי, הלקוח ינסה להתחבר מחדש כל 30 דקות. לאחר ההתחברות מחדש, הלקוח יסנכרן את הנתונים שנרשמו בתקופת הניתוק למסד הנתונים של הצד השלישי.

הגדרת זמן הפסקה

ניתן להוסיף זמן הפסקה ולהגדיר שעת התחלה, שעת סיום, משך, מצב חישוב ופרמטרים נוספים עבור ההפסקה. ניתן גם לערוך או למחוק את זמן ההפסקה שנוסף.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → לוח זמנים. לוחות הזמנים שנוספו יוצגו ברשימה.
2. בחרו לוח זמנים שנוסף או לחצו על הוסף לכניסה לדף הגדרת לוח זמנים.
3. לחצו על הגדרות באזור זמן ההפסקה לכניסה לדף ניהול זמן הפסקה.
4. הוסיפו זמן הפסקה.
   1. לחצו על הוסף.
   2. הזינו שם לזמן ההפסקה.
   3. הגדירו פרמטרים קשורים לזמן ההפסקה.
      • שעת התחלה / שעת סיום — הגדירו את שעת התחלת ההפסקה ושעת סיומה.
      • לא מוקדם מ- / לא מאוחר מ- — הגדירו את שעת ההחלקה המוקדמת ביותר לתחילת ההפסקה ואת שעת ההחלקה המאוחרת ביותר לסיום ההפסקה.
      • משך ההפסקה — משך הזמן מתחילת ההפסקה עד סיומה.
      • חישוב
        • ניכוי אוטומטי — משך ההפסקה הקבוע יופחת משעות העבודה.
        • בדיקה חובה — משך ההפסקה יחושב ויופחת משעות העבודה בהתאם לשעות הכניסה והיציאה בפועל.
          • הערה: אם בחרתם בדיקה חובה כשיטת חישוב, עליכם להגדיר סטטוס נוכחות לחזרה מאוחרת או מוקדמת מהפסקה.
5. לחצו על שמור לשמירת ההגדרות.
6. אופציונלי: לחצו על הוסף להמשך הוספת זמן הפסקה.

הגדרת דיוק חישוב נוכחות

לחישוב נתוני הנוכחות בדיוק, ניתן להגדיר את דיוק חישוב הנוכחות לפריטי נוכחות שונים, כולל יחידה מינימלית לחישוב נוכחות וכלל עיגול. לדוגמה, ניתן להגדיר את היחידה המינימלית כשעה 1 לשעות חופשה ולהגדיר את כלל העיגול כעיגול למעלה.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → פונקציה מתקדמת לכניסה לדף פונקציה מתקדמת.
3. הגדירו יחידות מינימליות לפריטי סטטיסטיקה שונים.
4. הגדירו כללי עיגול לפריטי סטטיסטיקה שונים.
5. לחצו על שמור.

דוגמה

הגדירו את היחידה המינימלית כשעה 1 וכלל העיגול כעיגול למטה עבור משך שעות נוספות; אם משך השעות הנוספות קצר מ-1 שעה, הוא יחושב כ-0. אם משך השעות הנוספות הוא 1.5 שעה, הוא יחושב כ-1 שעה.

הגדרת תצוגת דוח

ניתן להגדיר את תכני הדוח המוצגים בדוח הנוכחות, כגון שם החברה, לוגו, פורמט תאריך, פורמט שעה וסימון.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על סטטיסטיקת נוכחות → תצוגת דוח.
3. הגדירו את הגדרות התצוגה לדוח הנוכחות.
   • שם החברה — הזינו שם חברה להצגתו בדוח.
   • פורמט תאריך / פורמט שעה — הגדירו את פורמט התאריך ופורמט השעה בהתאם לצרכים בפועל.
   • סימון סטטוס נוכחות בדוח — הזינו את הסימון ובחרו צבע. שדות סטטוס הנוכחות הקשורים בדוח יוצגו עם הסימון והצבע.
   • סימון סוף שבוע בדוח — הזינו את הסימון ובחרו צבע. שדות סופי השבוע בדוח יוצגו עם הסימון והצבע.
4. לחצו על שמור.

הוספת לוח זמנים

בדף לוח הזמנים, ניתן להגדיר שעת התחלת עבודה, שעת סיום עבודה וכללי נוכחות לאיחורים ויציאה מוקדמת ועוד.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → לוח זמנים לכניסה לדף הגדרות לוח זמנים.

2. לחצו על הוסף לכניסה לדף הגדרות בסיסיות.

3. צרו שם ללוח הזמנים.

   ניתן ללחוץ על סמל הצבע ליד השם להתאמה אישית של הצבע עבור לוח הזמנים התקין בסרגל הזמן בחלק התחתון של הדף.

4. בחרו את סוג לוח הזמנים.

   • כללי — מתאים לסצנת נוכחות כללית הדורשת שעת התחלת עבודה וסיום עבודה קבועות, וניתן להגדיר זמן כניסה/יציאה תקין, תקופה מותרת לאיחור ויציאה מוקדמת.
   • גמיש — מתאים למשמרת שעות איש, שאינה דורשת שעת כניסה/יציאה ורק דורשת ששעות העבודה של הצוות (מהשעה שהגדרתם) שוות או גדולות מהשעות הקבועות מראש.

5. בחרו שיטת חישוב.

   • כניסה ראשונה ויציאה אחרונה — שעת הכניסה הראשונה נרשמת כשעת תחילת עבודה ושעת היציאה האחרונה נרשמת כשעת סיום עבודה.
   • כל כניסה/יציאה — כל שעת כניסה וכל שעת יציאה תקינות, וסכום כל התקופות בין שעות הכניסה והיציאה הסמוכות יירשם כמשך עבודה תקין. יש להגדיר מרווח אימות תקין לשיטת חישוב זו. לדוגמה, אם המרווח בין החלקות כרטיס של אותו כרטיס קצר מהערך שהוגדר, החלקת הכרטיס אינה תקינה.

6. אופציונלי: הגדירו את מתג קבלת סטטוס כניסה/יציאה מהמכשיר כפועל לחישוב בהתאם לסטטוס הנוכחות של המכשיר.

   ודאו שהמכשיר תומך בפונקציה זו אם ברצונכם להפעילה.

7. אם בחרתם כללי כסוג לוח הזמנים, הגדירו את פרמטרי זמן הנוכחות הקשורים:

   • שעת התחלה/סיום עבודה — הגדירו את שעת תחילת העבודה ושעת סיום העבודה.
   • זמן כניסה/יציאה תקין — בסרגל הזמן, כווננו את הפס הצהוב להגדרת לוח הזמנים שבו הכניסה או היציאה תקינות.
   • מחושב כ- — הגדירו את המשך המחושב כמשך עבודה בפועל.
   • איחור/יציאה מוקדמת מותרים — הגדירו את לוח הזמנים לאיחור או יציאה מוקדמת.

8. אם בחרתם גמיש כסוג לוח הזמנים, הגדירו את פרמטרי זמן הנוכחות הקשורים:

   • שעות עבודה — שעות העבודה של הצוות צריכות להיות שוות או גדולות מהערך שהוגדר.
   • שעת התחלה של לוח הזמנים — חשבו את שעות העבודה של כל יום מהערך שהוגדר. לדוגמה, אם הגדרתם שעות עבודה כ-8 שעות ושעת ההתחלה של לוח הזמנים כ-9:00, והעובד א' נכנס ב-8:00 ויצא ב-17:00 (שעות עבודה יעילות הן 9:00 עד 17:00, סה"כ 8 שעות), תוצאת הנוכחות של עובד א' תחושב כרגילה.

9. אופציונלי: בחרו זמן הפסקה להחרגת המשך משעות העבודה.

   ניתן ללחוץ על הגדרות לניהול זמן הפסקה. לפרטים נוספים על הגדרת זמן הפסקה, עיינו ב-הגדרת זמן הפסקה.

10. לחצו על שמור להוספת לוח הזמנים.

11. אופציונלי: בצעו פעולה אחת או יותר מהפעולות הבאות לאחר הוספת לוח הזמנים.

    • עריכת לוח זמנים — בחרו לוח זמנים מהרשימה לעריכת המידע הקשור.
    • מחיקת לוח זמנים — בחרו לוח זמנים מהרשימה ולחצו על מחק למחיקתו.

הוספת משמרת

ניתן להוסיף משמרת ללוח המשמרות.

לפני שמתחילים

הוסיפו לוח זמנים תחילה. ראו הוספת לוח זמנים לפרטים.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → משמרת לכניסה לדף הגדרות משמרת.
2. לחצו על הוסף לכניסה לדף הוספת משמרת.
3. הזינו את שם המשמרת.
4. בחרו את תקופת המשמרת מהרשימה הנפתחת.
5. בחרו את לוח הזמנים שנוסף ולחצו על סרגל הזמן להחלת לוח הזמנים.
6. לחצו על שמור. המשמרת שנוספת מוצגת בלוח השמאלי של הדף. ניתן להוסיף עד 64 משמרות לכל היותר.
7. אופציונלי: הקצו את המשמרת לארגון או לאדם ליצירת לוח משמרות מהיר.
   1. לחצו על הקצה.
   2. בחרו בלשונית ארגון או אדם וסמנו את תיבת הארגון/ים או האדם/אנשים הרצויים. הארגונים או האנשים שנבחרו יוצגו בדף הימני.
   3. הגדירו את תקופת התוקף ללוח המשמרות.
   4. הגדירו פרמטרים נוספים ללוח.
      • כניסה לא נדרשת — אנשים בלוח זה אינם צריכים להחליק כרטיס כניסה בהגיעם לעבודה.
      • יציאה לא נדרשת — אנשים בלוח זה אינם צריכים להחליק כרטיס יציאה בסיום עבודתם.
      • בתוקף בחגים — בחגים, לוח זה עדיין בתוקף והאנשים צריכים לבוא לעבודה בהתאם ללוח.
      • בתוקף לשעות נוספות — שעות העבודה הנוספות של האנשים יירשמו ללוח זה.
   5. לחצו על שמור לשמירת לוח המשמרות המהיר.

ניהול לוח משמרות

עבודה במשמרות היא נוהג תעסוקתי שנועד לנצל את כל 24 שעות של כל יום בשבוע. בדרך כלל, היום מחולק למשמרות — תקופות זמן קבועות שבמהלכן משמרות שונות ממלאות את תפקידיהן.

ניתן להגדיר לוח משמרות מחלקתי, לוח משמרות אישי ולוח משמרות זמני.

הגדרת לוח משמרות מחלקתי

ניתן להגדיר לוח משמרות למחלקה אחת, וכל האנשים במחלקה יוקצו ללוח המשמרות.

לפני שמתחילים

במודול נוכחות ושעות עבודה, רשימת המחלקות זהה לרשימת הארגונים. יש להוסיף ארגון ואנשים במודול ניהול אנשים תחילה. ראו ניהול אנשים לפרטים.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → לוח משמרות לכניסה לדף ניהול לוח משמרות.

2. לחצו על לוח משמרות מחלקתי לכניסה לדף לוח משמרות מחלקתי.

3. בחרו את המחלקה מרשימת הארגונים משמאל.

   אם סומן כולל ארגונים משנה, בעת בחירת ארגון, גם ארגוני המשנה שלו נבחרים בו-זמנית.

4. בחרו את המשמרת מהרשימה הנפתחת.

5. סמנו את תיבת הסימון להפעלת לוחות משמרות מרובים.

   לאחר סימון לוחות משמרות מרובים, ניתן לבחור את תקופות הזמן התקינות מתוך תקופות הזמן שנוספו עבור האנשים במחלקה.

   לוחות משמרות מרובים: מכיל יותר מתקופת זמן אחת. האדם יכול להחליק כרטיס כניסה/יציאה בכל אחת מתקופות הזמן והנוכחות תהיה תקינה. אם לוחות המשמרות המרובים מכילים שלוש תקופות זמן: 00:00 עד 07:00, 08:00 עד 15:00 ו-16:00 עד 23:00, הנוכחות של האדם המאמץ לוחות משמרות מרובים אלה תהיה תקינה בכל אחת משלוש התקופות. אם האדם נכנס ב-07:50, יוחל תקופת הזמן הקרובה ביותר 08:00 עד 15:00 על נוכחות האדם.

6. הגדירו את תאריך ההתחלה ותאריך הסיום.

7. הגדירו פרמטרים נוספים ללוח.

   • כניסה לא נדרשת — אנשים בלוח זה אינם צריכים להחליק כרטיס כניסה בהגיעם לעבודה.
   • יציאה לא נדרשת — אנשים בלוח זה אינם צריכים להחליק כרטיס יציאה בסיום עבודתם.
   • בתוקף בחגים — בחגים, לוח זה עדיין בתוקף והאנשים צריכים לבוא לעבודה בהתאם ללוח.
   • בתוקף לשעות נוספות — שעות העבודה הנוספות של האנשים יירשמו ללוח זה.

8. לחצו על שמור.

הגדרת לוח משמרות אישי

ניתן להקצות לוח משמרות לאדם אחד או יותר. ניתן גם לצפות ולערוך את פרטי לוח המשמרות האישי.

לפני שמתחילים

הוסיפו מחלקה ואדם במודול ניהול אנשים. ראו ניהול אנשים לפרטים.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → לוח משמרות לכניסה לדף לוח משמרות.

2. לחצו על לוח משמרות אישי לכניסה לדף לוח משמרות אישי.

3. בחרו את הארגון ובחרו את האדם/אנשים.

4. בחרו את המשמרת מהרשימה הנפתחת.

5. סמנו את תיבת הסימון להפעלת לוחות משמרות מרובים.

   לאחר סימון לוחות משמרות מרובים, ניתן לבחור את לוחות הזמנים התקינים מתוך לוחות הזמנים שנוספו עבור האנשים.

   לוחות משמרות מרובים: מכיל יותר מלוח זמנים אחד. האדם יכול להחליק כרטיס כניסה/יציאה בכל אחד מלוחות הזמנים והנוכחות תהיה תקינה. אם לוחות המשמרות המרובים מכילים שלושה לוחות זמנים: 00:00 עד 07:00, 08:00 עד 15:00 ו-16:00 עד 23:00, הנוכחות של האדם המאמץ לוחות משמרות מרובים אלה תהיה תקינה בכל אחד משלושת לוחות הזמנים. אם האדם נכנס ב-07:50, יוחל לוח הזמנים הקרוב ביותר 08:00 עד 15:00 על נוכחות האדם.

6. הגדירו את תאריך ההתחלה ותאריך הסיום.

7. הגדירו פרמטרים נוספים ללוח.

   • כניסה לא נדרשת — אנשים בלוח זה אינם צריכים להחליק כרטיס כניסה בהגיעם לעבודה.
   • יציאה לא נדרשת — אנשים בלוח זה אינם צריכים להחליק כרטיס יציאה בסיום עבודתם.
   • בתוקף בחגים — בחגים, לוח זה עדיין בתוקף והאנשים צריכים לבוא לעבודה בהתאם ללוח.
   • בתוקף לשעות נוספות — שעות העבודה הנוספות של האנשים יירשמו ללוח זה.

8. לחצו על שמור.

הגדרת לוח משמרות זמני

ניתן להוסיף לוח משמרות זמני לאדם, והאדם יוקצה ללוח המשמרות באופן זמני. ניתן גם לצפות ולערוך את פרטי לוח המשמרות הזמני.

לפני שמתחילים

הוסיפו מחלקה ואדם במודול ניהול אנשים. ראו ניהול אנשים לפרטים.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → לוח משמרות לכניסה לדף ניהול לוח משמרות.
2. לחצו על לוח משמרות זמני לכניסה לדף לוח משמרות זמני.
3. בחרו את הארגון ובחרו את האדם/אנשים.
4. לחצו על תאריך אחד או לחצו וגררו לבחירת תאריכים מרובים ללוח המשמרות הזמני.
5. בחרו יום עבודה או יום שאינו עבודה מהרשימה הנפתחת. אם נבחר יום שאינו עבודה, יש להגדיר את הפרמטרים הבאים.
   • מחושב כ- — בחרו רגיל או רמת שעות נוספות לסימון סטטוס הנוכחות ללוח הזמני.
   • לוח זמנים — בחרו לוח זמנים מהרשימה הנפתחת.
   • לוח משמרות מרובים — מכיל יותר מלוח זמנים אחד. האדם יכול להחליק כרטיס כניסה/יציאה בכל אחד מלוחות הזמנים והנוכחות תהיה תקינה. אם לוחות המשמרות המרובים מכילים שלושה לוחות זמנים: 00:00 עד 07:00, 08:00 עד 15:00 ו-16:00 עד 23:00, הנוכחות של האדם המאמץ לוחות משמרות מרובים אלה תהיה תקינה בכל אחד משלושת לוחות הזמנים. אם האדם נכנס ב-07:50, יוחל לוח הזמנים הקרוב ביותר 08:00 עד 15:00 על נוכחות האדם.
   • כלל — הגדירו כלל נוסף ללוח, כגון כניסה לא נדרשת ויציאה לא נדרשת.
6. לחצו על שמור.

בדיקת לוח משמרות

ניתן לבדוק את לוח המשמרות במצב לוח שנה או רשימה. ניתן גם לערוך או למחוק את לוח המשמרות.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → לוח משמרות לכניסה לדף ניהול לוח משמרות.
2. בחרו את הארגון ואת האדם/אנשים המתאים/ים.
3. לחצו על או לצפייה בלוח המשמרות במצב לוח שנה או רשימה.
   • לוח שנה — במצב לוח שנה, ניתן לצפות בלוח המשמרות לכל יום בחודש אחד. ניתן ללחוץ על לוח המשמרות הזמני של יום מסוים לעריכה או מחיקה.
   • רשימה — במצב רשימה, ניתן לצפות בפרטי לוח המשמרות של אדם או ארגון מסוים, כגון שם משמרת, סוג, תקופת תוקף ועוד. סמנו את לוח/י המשמרות ולחצו על מחק למחיקת לוח/י המשמרות שנבחרו.

תיקון ידני של רשומת כניסה/יציאה

אם סטטוס הנוכחות אינו נכון, ניתן לתקן ידנית את רשומת הכניסה או היציאה. ניתן גם לערוך, למחוק, לחפש או לייצא את רשומת הכניסה/יציאה.

לפני שמתחילים

• יש להוסיף ארגונים ואנשים במודול ניהול אנשים. לפרטים, עיינו ב-ניהול אנשים.
• סטטוס הנוכחות של האדם אינו נכון.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → טיפול בנוכחות לכניסה לדף טיפול בנוכחות.

2. לחצו על תיקון כניסה/יציאה לכניסה לדף הוספת תיקון כניסה/יציאה.

3. בחרו אדם מהרשימה השמאלית לתיקון.

4. בחרו את תאריך התיקון.

5. הגדירו את פרמטרי תיקון הכניסה/יציאה. בחרו כניסה והגדירו את שעת תחילת העבודה בפועל. בחרו יציאה והגדירו את שעת סיום העבודה בפועל.

   ניתן ללחוץ על להוספת פריטי כניסה/יציאה מרובים. ניתן לתמוך בעד 8 פריטי כניסה/יציאה לכל היותר.

6. אופציונלי: הזינו מידע הערה לפי הצורך.

7. לחצו על שמור.

8. אופציונלי: לאחר הוספת תיקון הכניסה/יציאה, בצעו אחת מהפעולות הבאות.

   • צפייה — לחצו על או לצפייה במידע טיפול הנוכחות שנוסף במצב לוח שנה או רשימה.
     • הערה: במצב לוח שנה, יש ללחוץ על חשב לקבלת סטטוס הנוכחות של האדם בחודש אחד.
   • עריכה
     • במצב לוח שנה, לחצו על הסימון הקשור בתאריך לעריכת הפרטים.
     • במצב רשימה, לחצו פעמיים על השדה הקשור בעמודות תאריך, סוג טיפול, שעה, או הערה לעריכת המידע.
   • מחיקה — מחקו את הפריטים שנבחרו.
   • ייצוא — ייצאו את פרטי טיפול הנוכחות למחשב המקומי.
     • הערה: הפרטים שיוצאו נשמרים בפורמט CSV.

הוספת חופשה ונסיעת עסקים

ניתן להוסיף חופשה ונסיעת עסקים כאשר עובד רוצה לבקש חופשה או לצאת לנסיעת עסקים.

לפני שמתחילים

יש להוסיף ארגונים ואנשים במודול ניהול אנשים. לפרטים, עיינו ב-ניהול אנשים.

שלבים

1. לחצו על נוכחות ושעות עבודה → טיפול בנוכחות לכניסה לדף טיפול בנוכחות.

2. לחצו על בקשת חופשה/נסיעת עסקים לכניסה לדף הוספת חופשה/נסיעת עסקים.

3. בחרו אדם מהרשימה השמאלית.

4. הגדירו את התאריך/ים לחופשה או לנסיעת העסקים.

5. בחרו את סוג החופשה הראשי וסוג החופשה המשני מהרשימה הנפתחת.

   ניתן להגדיר את סוג החופשה בהגדרות הנוכחות. לפרטים, עיינו ב-הגדרת סוג חופשה.

6. הגדירו את שעת החופשה.

7. אופציונלי: הזינו מידע הערה לפי הצורך.

8. לחצו על שמור.

9. אופציונלי: לאחר הוספת החופשה ונסיעת העסקים, בצעו אחת מהפעולות הבאות.

   • צפייה — לחצו על או לצפייה במידע טיפול הנוכחות שנוסף במצב לוח שנה או רשימה.
     • הערה: במצב לוח שנה, יש ללחוץ על חשב לקבלת סטטוס הנוכחות של האדם בחודש אחד.
   • עריכה
     • במצב לוח שנה, לחצו על הסימון הקשור בתאריך לעריכת הפרטים.
     • במצב רשימה, לחצו פעמיים על השדה בעמודות תאריך, סוג טיפול, שעה, או הערה לעריכת המידע הקשור.
   • מחיקה — מחקו את הפריטים שנבחרו.
   • ייצוא — ייצאו את פרטי טיפול הנוכחות למחשב המקומי.
     • הערה: הפרטים שיוצאו נשמרים בפורמט CSV.

חישוב נתוני נוכחות

יש לחשב את נתוני הנוכחות לפני חיפוש וצפייה בסקירה הכללית של נתוני הנוכחות, נתוני נוכחות מפורטים של עובדים, נתוני נוכחות חריגה של עובדים, נתוני שעות נוספות של עובדים ויומן החלקת כרטיסים.

חישוב אוטומטי של נתוני נוכחות

ניתן להגדיר לוח זמנים כך שהלקוח יחשב את נתוני הנוכחות אוטומטית בשעה שהוגדרה מדי יום.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על הגדרות נוכחות → כלל כללי.
3. באזור חישוב נוכחות אוטומטי, הגדירו את השעה שבה ברצונכם שהלקוח יחשב את הנתונים מדי יום.
4. לחצו על שמור.

חישוב ידני של נתוני נוכחות

ניתן לחשב את נתוני הנוכחות ידנית על ידי הגדרת טווח הנתונים.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.

2. לחצו על סטטיסטיקת נוכחות → חישוב נוכחות.

3. הגדירו את שעת ההתחלה ושעת הסיום להגדרת טווח נתוני הנוכחות.

4. הגדירו תנאים נוספים, כולל מחלקה, שם אדם, מספר עובד וסטטוס נוכחות.

5. לחצו על חשב.

   ניתן לחשב נתוני נוכחות בטווח של שלושה חודשים בלבד.

6. בצעו אחת מהפעולות הבאות.

   • תיקון כניסה/יציאה — לחצו על תיקון כניסה/יציאה להוספת תיקון כניסה/יציאה.
   • דוח — לחצו על דוח ליצירת דוח נוכחות.
   • ייצוא — לחצו על ייצוא לייצוא נתוני נוכחות למחשב המקומי.
     • הערה: הפרטים שיוצאו נשמרים בפורמט CSV.

סטטיסטיקת נוכחות

ניתן לבדוק את רשומת הנוכחות המקורית, ליצור ולייצא דוח נוכחות בהתבסס על נתוני הנוכחות שחושבו.

קבלת רשומת נוכחות מקורית

ניתן לחפש את שעת הנוכחות, סטטוס הנוכחות, נקודת הבדיקה ועוד של העובד בתקופת זמן מסוימת לקבלת רשומה מקורית של העובדים.

לפני שמתחילים

• יש להוסיף ארגונים ואנשים במודול ניהול אנשים והאנשים החליקו כרטיס. לפרטים, עיינו ב-ניהול אנשים.
• חשבו את נתוני הנוכחות.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על סטטיסטיקת נוכחות → רשומות מקוריות.
3. הגדירו את שעת ההתחלה ושעת הסיום של הנוכחות שברצונכם לחפש.
4. הגדירו תנאי חיפוש נוספים, כגון מחלקה, שם אדם ומספר עובד.
5. אופציונלי: לחצו על קבל מהמכשיר לקבלת נתוני הנוכחות מהמכשיר.
6. אופציונלי: לחצו על אפס לאיפוס כל תנאי החיפוש ועריכתם מחדש.
7. לחצו על חפש. התוצאה תוצג בדף. ניתן לצפות בסטטוס הנוכחות הנדרש ובנקודת הבדיקה של העובד.
8. אופציונלי: לאחר חיפוש התוצאה, בצעו אחת מהפעולות הבאות.
   • יצירת דוח — לחצו על דוח ליצירת דוח הנוכחות.
   • ייצוא דוח — לחצו על ייצוא לייצוא התוצאות למחשב המקומי.

יצירת דוח מיידי

ניתן ליצור סדרה של דוחות נוכחות ידנית לצפייה בתוצאות הנוכחות של העובדים.

לפני שמתחילים

חשבו את נתוני הנוכחות.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על סטטיסטיקת נוכחות → דוח.
3. בחרו סוג דוח.
4. בחרו את המחלקה או האדם לצפייה בדוח הנוכחות.
5. הגדירו את שעת ההתחלה ושעת הסיום שבמהלכן נתוני הנוכחות יוצגו בדוח.
6. לחצו על דוח ליצירת דוח הסטטיסטיקות ולפתיחתו.

דוח נוכחות מותאם אישית

הלקוח תומך בסוגי דוחות מרובים וניתן להגדיר מראש את תוכן הדוח. הלקוח יכול לשלוח את הדוח אוטומטית לכתובת הדוא"ל שהוגדרה.

שלבים

1. כנסו למודול נוכחות ושעות עבודה.
2. לחצו על סטטיסטיקת נוכחות → דוח מותאם אישית.
3. לחצו על הוסף להגדרה מראש של דוח.
4. הגדירו את תוכן הדוח.
   • שם הדוח — הזינו שם לדוח.
   • סוג הדוח — בחרו סוג דוח אחד; דוח זה ייווצר.
   • זמן הדוח — הזמן לבחירה עשוי להשתנות עבור סוגי דוחות שונים.
   • אדם — בחרו את האדם/אנשים שנוספו שרשומות הנוכחות שלהם ייווצרו לדוח.
5. אופציונלי: הגדירו את לוח הזמנים לשליחת הדוח לכתובת/ות הדוא"ל אוטומטית.

   1. סמנו שליחת דוא"ל אוטומטית להפעלת פונקציה זו.

   2. הגדירו את תקופת התוקף שבמהלכה הלקוח ישלח את הדוח בתאריכי השליחה שנבחרו.

   3. בחרו את התאריך/ים שבהם הלקוח ישלח את הדוח.

   4. הגדירו את השעה שבה הלקוח ישלח את הדוח.

      דוגמה

      אם הגדרתם את תקופת התוקף מ-10/3/2018 עד 10/4/2018, בחרתם יום שישי כתאריך שליחה והגדרתם את שעת השליחה כ-20:00:00, הלקוח ישלח את הדוח בשעה 8 בערב בימי שישי בין 10/3/2018 ל-10/4/2018.

      ודאו שרשומות הנוכחות חושבו לפני שעת השליחה. ניתן לחשב את נתוני הנוכחות ידנית, או להגדיר לוח זמנים כך שהלקוח יחשב את הנתונים אוטומטית מדי יום. לפרטים, עיינו ב-חישוב נתוני נוכחות.

   5. הזינו את כתובת/ות הדוא"ל של המקבל/ים.

      • הערה: ניתן ללחוץ על להוספת כתובת דוא"ל חדשה. מותרות עד 5 כתובות דוא"ל.

   6. אופציונלי: לחצו על תצוגה מקדימה לצפייה בפרטי הדוא"ל.

6. לחצו על אישור.
7. אופציונלי: לאחר הוספת הדוח המותאם אישית, ניתן לבצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:
   • עריכת דוח — בחרו דוח אחד שנוסף ולחצו על עריכה לעריכת הגדרותיו.
   • מחיקת דוח — בחרו דוח אחד שנוסף ולחצו על מחק למחיקתו.
   • יצירת דוח — בחרו דוח אחד שנוסף ולחצו על דוח ליצירת הדוח מיידית ולצפייה בפרטי הדוח.