Tid och närvaro

Modulen Tid och närvaro ger flera funktioner för att spåra och övervaka när anställda börjar och slutar arbeta, med full kontroll över arbetstider, t.ex. sen ankomst, tidig avresa, raster och frånvaro.

Konfigurera närvaro-/frånvaroparametrar

Du kan konfigurera närvaro-/frånvaroparametrarna, inklusive generella regler, övertidsparametrar, närvaro-/frånvarokontrollpunkter, helgdagar, ledighetstyper m.m.

Konfigurera generell regel

Du kan konfigurera den generella regeln för närvaro-/frånvaroberäkning, t.ex. veckans startdag, månadens startdatum, helger, frånvaro m.m.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Generell regel.
3. Ange dag för veckans start och datum för månadens start.
4. Välj dag(ar) för helgen.
5. Ange frånvaroparametrar.
6. Klicka på Spara.

Konfigurera övertidsparametrar

Du kan konfigurera övertidsparametrarna för arbetsdagar och helger, inklusive övertidsnivå, arbetstidskvot och närvaro-/frånvarostatus vid övertid.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Övertid.
3. Ange nödvändig information.
   • Övertidsnivå för arbetsdag — När du arbetar en viss tid efter arbetsdagens slut uppnår du olika övertidsnivåer: övertidsnivå 1, övertidsnivå 2 och övertidsnivå 3. Du kan ange olika arbetstidskvoter för de tre övertidsnivåerna.
   • Arbetstidskvot — Ange motsvarande arbetstidskvoter för de tre övertidsnivåerna, som generellt används för att beräkna totala arbetstimmar.
   • Övertidsregel för helg — Du kan aktivera övertidsregel för helgen och ange beräkningsmetod.
4. Klicka på Spara.

Konfigurera närvaro-/frånvarokontrollpunkt

Du kan ange kortläsare vid åtkomstpunkter som närvaro-/frånvarokontrollpunkter, så att autentisering på kortläsarna registreras för närvaro/frånvaro.

Innan du börjar

Du måste lägga till passerkontrollenheter innan du konfigurerar närvaro-/frånvarokontrollpunkter. Mer information finns i Lägg till enhet.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Närvaro-/frånvarokontrollpunkt för att öppna sidan Inställningar för närvaro-/frånvarokontrollpunkt.
3. Valfritt: Stäng av reglaget Ange alla kortläsare som kontrollpunkter. Då är det bara kortläsarna i listan som används som närvaro-/frånvarokontrollpunkter.
4. Markera de önskade kortläsarna i enhetslistan som närvaro-/frånvarokontrollpunkter.
5. Ange kontrollpunktens funktion som Start/slut-arbete, Start-arbete eller Slut-arbete.
6. Klicka på Ange som kontrollpunkt. De konfigurerade närvaro-/frånvarokontrollpunkterna visas i den högra listan.

Konfigurera helgdag

Du kan lägga till helgdagar då in-/utcheckning inte registreras.

Lägg till ordinarie helgdag

Du kan konfigurera en helgdag som gäller årligen på ordinarie dagar under den giltiga perioden, t.ex. nyårsdagen, nationaldagen, juldag m.m.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Helgdag för att öppna sidan Helgdagsinställningar.
3. Markera Ordinarie helgdag som helgdagstyp.
4. Skapa ett namn för helgdagen.
5. Ange helgdagens första dag.
6. Ange antalet helgdagar.
7. Ange närvaro-/frånvarostatus om den anställde arbetar under helgdagen.
8. Valfritt: Markera Upprepa varje år för att göra helgdagsinställningen giltig varje år.
9. Klicka på OK. Den tillagda helgdagen visas i helgdagslistan och i kalendern. Om ett datum väljs för flera helgdagar registreras det som den första tillagda helgdagen.
10. Valfritt: Utför en av följande åtgärder efter att helgdagen lagts till.
    • Redigera helgdag — Klicka på för att redigera helgdagens information.
    • Ta bort helgdag — Välj en eller flera tillagda helgdagar och klicka på Ta bort för att ta bort dem från helgdagslistan.

Lägg till oregelbunden helgdag

Du kan konfigurera en helgdag som gäller årligen på oregelbundna dagar under den giltiga perioden, t.ex. klämdag.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.

2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Helgdag för att öppna sidan Helgdagsinställningar.

3. Klicka på Lägg till för att öppna sidan Lägg till helgdag.

4. Markera Oregelbunden helgdag som helgdagstyp.

5. Skapa ett namn för helgdagen.

6. Ange helgdagens startdatum.

   Exempel

   Om du vill ange den fjärde torsdagen i november 2019 som Thanksgiving-helg väljer du 2019, November, 4:e och Torsdag i de fyra rullgardinsmenyerna.

7. Ange antalet helgdagar.

8. Ange närvaro-/frånvarostatus om den anställde arbetar under helgdagen.

9. Valfritt: Markera Upprepa varje år för att göra helgdagsinställningen giltig varje år.

10. Klicka på OK. Den tillagda helgdagen visas i helgdagslistan och i kalendern. Om ett datum väljs för flera helgdagar registreras det som den första tillagda helgdagen.

11. Valfritt: Utför en av följande åtgärder efter att helgdagen lagts till.

    • Redigera helgdag — Klicka på för att redigera helgdagens information.
    • Ta bort helgdag — Välj en eller flera tillagda helgdagar och klicka på Ta bort för att ta bort dem från helgdagslistan.

Konfigurera ledighetstyp

Du kan anpassa ledighetstypen (huvud- och underledighetstyp) efter faktiska behov. Du kan också redigera eller ta bort ledighetstypen.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Ledighetstyp för att öppna sidan Inställningar för ledighetstyp.
3. Klicka på Lägg till till vänster för att lägga till en huvud-ledighetstyp.
4. Valfritt: Utför en av följande åtgärder för huvud-ledighetstypen.
   • Redigera — Håll markören över huvud-ledighetstypen och klicka på för att redigera den.
   • Ta bort — Välj en huvud-ledighetstyp och klicka på Ta bort till vänster för att ta bort den.
5. Klicka på Lägg till till höger för att lägga till en underledighetstyp.
6. Valfritt: Utför en av följande åtgärder för underledighetstypen.
   • Redigera — Håll markören över underledighetstypen och klicka på för att redigera den.
   • Ta bort — Välj en eller flera huvud-ledighetstyper och klicka på Ta bort till höger för att ta bort de valda underledighetstyp(erna).

Synkronisera autentiseringsposter till tredjepartsdatabas

Närvaro-/frånvarodata som registreras i klientprogramvaran kan användas av andra system för beräkningar eller andra åtgärder. Du kan aktivera synkroniseringsfunktionen för att automatiskt tillämpa autentiseringsposter från klientprogramvaran på tredjepartsdatabasen.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Tredjepartsdatabas.
3. Aktivera reglaget Tillämpa på databas för att aktivera synkroniseringsfunktionen.
4. Ange nödvändiga parametrar för tredjepartsdatabasen, inklusive databastyp, serverns IP-adress, databasnamn, användarnamn och lösenord.
5. Ange tabellparametrar för databasen enligt faktiska konfigurationer.
   1. Ange tabellnamnet för tredjepartsdatabasen.
   2. Ange de mappade tabellfälten mellan klientprogramvaran och tredjepartsdatabasen.
6. Klicka på Anslutningstest för att testa om databasen kan anslutas.
7. Klicka på Spara för att testa om databasen kan anslutas och spara inställningarna vid lyckad anslutning.
   • Närvaro-/frånvarodata skrivs till tredjepartsdatabasen.
   • Om klienten kopplas bort från tredjepartsdatabasen under synkronisering försöker klienten återansluta var 30:e minut. När anslutningen återupprättas synkroniserar klienten de data som registrerades under avbrottstiden till tredjepartsdatabasen.

Konfigurera rasttid

Du kan lägga till rasttid och ange starttid, sluttid, varaktighet, beräkningsmetod och andra parametrar för rasten. Tillagda rasttider kan också redigeras eller tas bort.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Tidtabell. De tillagda tidtabellerna visas i listan.
2. Välj en tillagd tidtabell eller klicka på Lägg till för att öppna sidan för tidtabellinställningar.
3. Klicka på Inställningar i rasttidsområdet för att öppna sidan för rasttidshantering.
4. Lägg till rasttid.
   1. Klicka på Lägg till.
   2. Ange ett namn för rasttiden.
   3. Ange relaterade parametrar för rasttiden.
      • Starttid / Sluttid — Ange när rasten börjar och slutar.
      • Inte tidigare än / Inte senare än — Ange den tidigaste tidpunkten att svippa kortet för att starta rasten respektive den senaste tidpunkten för att avsluta rasten.
      • Rastens varaktighet — Varaktigheten från rastens starttid till sluttid.
      • Beräkning
        • Automatiskt avdrag — Den fasta rastvaraktigheten dras av från arbetstimmar.
        • Måste checka — Rastens varaktighet beräknas och dras av från arbetstimmar enligt faktisk in- och utcheckningstid.
          • Obs: Om du väljer Måste checka som beräkningsmetod måste du ange närvaro-/frånvarostatus för sen eller tidig återgång från rast.
5. Klicka på Spara för att spara inställningarna.
6. Valfritt: Klicka på Lägg till för att fortsätta lägga till rasttid.

Konfigurera noggrannhet för närvaro-/frånvaroberäkning

För att beräkna närvaro-/frånvarodata korrekt kan du ange noggrannheten för närvaro-/frånvaroberäkningen för olika närvaro-/frånvaroposter, inklusive minsta enhet för beräkning och avrundningsregel. Du kan till exempel ange minsta enhet som 1 timme för ledighetsvaraktighet och avrundningsregeln som avrundning uppåt.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Avancerade funktioner för att öppna sidan Avancerade funktioner.
3. Ange minimienheterna för olika statistikposter.
4. Ange avrundningsreglerna för olika statistikposter.
5. Klicka på Spara.

Exempel

Om du anger minimienhet som 1 timme och avrundningsregel som avrundning nedåt för övertidsvaraktighet och övertiden är kortare än 1 timme beräknas den som 0. Om övertiden är 1,5 timmar beräknas den som 1 timme.

Konfigurera rapportvisning

Du kan konfigurera innehållet som visas i närvaro-/frånvarorapporten, t.ex. företagsnamn, logotyp, datumformat, tidsformat och märkning.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvarostatistik → Rapportvisning.
3. Ange visningsinställningarna för närvaro-/frånvarorapporten.
   • Företagsnamn — Ange ett företagsnamn som ska visas i rapporten.
   • Datumformat / Tidsformat — Ange datum- och tidsformat enligt faktiska behov.
   • Närvaro-/frånvarostatusmärkning i rapport — Ange märkning och välj färg. Relaterade fält för närvaro-/frånvarostatus i rapporten visas med märkning och färg.
   • Helgmärkning i rapport — Ange märkning och välj färg. Helgfält i rapporten visas med märkning och färg.
4. Klicka på Spara.

Lägg till tidtabell

På tidtabellsidan kan du ange starttid och sluttid för arbete och ange närvaro-/frånvaroregler för sen ankomst och tidig avresa m.m.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Tidtabell för att öppna sidan för tidtabellinställningar.

2. Klicka på Lägg till för att öppna sidan Grundinställningar.

3. Skapa ett namn för tidtabellen.

   Du kan klicka på färgikonen bredvid namnet för att anpassa färgen för den giltiga tidtabellen i tidsbalken längst ned på sidan.

4. Välj tidtabellstyp.

   • Generell — Lämplig för generell närvaro-/frånvarosscenario med fast start- och sluttid för arbete, möjlighet att ange giltig in-/utcheckningstid och tillåten tid för sen ankomst och tidig avresa.
   • Flexibel — Lämplig för mantimsskift, utan krav på in-/utcheckningstid men med krav på att personalens arbetstid (från den angivna starttiden) är lika med eller längre än de fördefinierade arbetstimmarna.

5. Välj beräkningsmetod.

   • Första incheckning och sista utcheckning — Den första incheckningstiden registreras som arbetstid start och den sista utcheckningstiden registreras som arbetstid slut.
   • Varje incheckning/utcheckning — Varje in- och utcheckningstid är giltig och summan av alla perioder mellan angränsande in- och utcheckningstider registreras som giltig arbetstid. Du måste ange giltigt autentiseringsintervall för denna beräkningsmetod. Om intervallet mellan kortsvipningar med samma kort är kortare än det angivna värdet är kortsvipningen ogiltig.

6. Valfritt: Aktivera reglaget Hämta in-/utcheckningsstatus från enhet för att beräkna enligt enhetens närvaro-/frånvarostatus.

   Kontrollera att enheten stöder denna funktion innan du aktiverar den.

7. Om du väljer Generell som tidtabellstyp anger du relaterade närvaro-/frånvarotidsparametrar:

   • Start-/sluttid för arbete — Ange start- och sluttid för arbete.
   • Giltig in-/utcheckningstid — Justera det gula fältet på tidsbalken för att ange den period under vilken in- eller utcheckning är giltig.
   • Beräknas som — Ange den varaktighet som beräknas som faktisk arbetstid.
   • Tillåten tid för sen ankomst/tidig avresa — Ange den tillåtna perioden för sen ankomst eller tidig avresa.

8. Om du väljer Flexibel som tidtabellstyp anger du relaterade närvaro-/frånvarotidsparametrar:

   • Arbetstimmar — Personalens arbetstimmar ska vara lika med eller längre än det angivna värdet.
   • Tidtabellens starttid — Arbetstimmarna för varje dag beräknas från det angivna värdet. Om du t.ex. angett 8 arbetstimmar och tidtabellens starttid som 09:00, och personal A checkade in kl. 08:00 och checkade ut kl. 17:00 (effektiva arbetstimmar är 09:00–17:00, totalt 8 timmar), beräknas närvaro-/frånvaroresultatet för personal A som normalt.

9. Valfritt: Välj rasttid för att exkludera den från arbetstimmar.

   Du kan klicka på Inställningar för att hantera rasttid. Mer information om konfiguration av rasttid finns i Konfigurera rasttid.

10. Klicka på Spara för att lägga till tidtabellen.

11. Valfritt: Utför en eller flera av följande åtgärder efter att tidtabellen lagts till.

    • Redigera tidtabell — Välj en tidtabell i listan för att redigera relaterad information.
    • Ta bort tidtabell — Välj en tidtabell i listan och klicka på Ta bort för att ta bort den.

Lägg till skift

Du kan lägga till skift för schemaläggning.

Innan du börjar

Lägg till en tidtabell först. Mer information finns i Lägg till tidtabell.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Skift för att öppna sidan för skiftinställningar.
2. Klicka på Lägg till för att öppna sidan Lägg till skift.
3. Ange ett namn för skiftet.
4. Välj skiftperiod i rullgardinsmenyn.
5. Välj den tillagda tidtabellen och klicka på tidsbalken för att tillämpa tidtabellen.
6. Klicka på Spara. Det tillagda skiftet visas i den vänstra panelen. Maximalt 64 skift kan läggas till.
7. Valfritt: Tilldela skiftet till en organisation eller person för snabb schemaläggning.
   1. Klicka på Tilldela.
   2. Välj fliken Organisation eller Person och markera önskade organisationer eller personers kryssrutor. De valda organisationerna eller personerna visas i den högra panelen.
   3. Ange giltighetstiden för skiftschemat.
   4. Ange övriga parametrar för schemat.
      • Incheckning krävs inte — Personer i detta schema behöver inte checka in när de börjar arbeta.
      • Utcheckning krävs inte — Personer i detta schema behöver inte checka ut när de slutar arbeta.
      • Schemalagd under helgdagar — Under helgdagar är detta schema fortfarande giltigt och personerna behöver arbeta enligt schemat.
      • Gäller för övertid — Personalens övertid registreras för detta schema.
   5. Klicka på Spara för att spara snabbskiftschemat.

Hantera skiftschema

Skiftarbete är en anställningspraxis avsedd att använda alla 24 timmar av dygnet varje dag i veckan. Dagen delas typiskt in i skift — fastställda tidsperioder under vilka olika skift utför sina arbetsuppgifter.

Du kan ange avdelningsschema, personschema och tillfälligt schema.

Ange avdelningsschema

Du kan ange skiftschema för en avdelning — alla personer på avdelningen tilldelas då skiftschemat.

Innan du börjar

I modulen Tid och närvaro är avdelningslistan densamma som organisationslistan. Du måste lägga till organisationer och personer i modulen Person först. Mer information finns i Personhantering.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Skiftschema för att öppna sidan Skiftschemahantering.

2. Klicka på Avdelningsschema för att öppna sidan Avdelningsschema.

3. Välj avdelningen i organisationslistan till vänster.

   Om Inkludera underorganisation är markerat väljs även underorganisationer när du väljer en organisation.

4. Välj skift i rullgardinsmenyn.

5. Markera kryssrutan för att aktivera Flera skiftscheman.

   När Flera skiftscheman är aktiverat kan du välja giltiga tidsperioder från de tillagda tidsperioderna för personerna på avdelningen.

   Flera skiftscheman: Innehåller mer än en tidsperiod. Personen kan checka in/ut i vilken som helst av tidsperioderna och närvaro/frånvaro är giltig. Om de flera skiftschemana innehåller tre tidsperioder: 00:00–07:00, 08:00–15:00 och 16:00–23:00 är närvaro/frånvaro för personen med detta schema giltig i vilken som helst av de tre perioderna. Om personen checkar in kl. 07:50 tillämpas den närmaste tidsperioden 08:00–15:00.

6. Ange startdatum och slutdatum.

7. Ange övriga parametrar för schemat.

   • Incheckning krävs inte — Personer i detta schema behöver inte checka in när de börjar arbeta.
   • Utcheckning krävs inte — Personer i detta schema behöver inte checka ut när de slutar arbeta.
   • Schemalagd under helgdagar — Under helgdagar är detta schema fortfarande giltigt och personerna behöver arbeta enligt schemat.
   • Gäller för övertid — Personalens övertid registreras för detta schema.

8. Klicka på Spara.

Ange personschema

Du kan tilldela skiftschema till en eller flera personer. Du kan också visa och redigera personschemadetaljerna.

Innan du börjar

Lägg till avdelning och person i modulen Person. Mer information finns i Personhantering.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Skiftschema för att öppna sidan Skiftschema.

2. Klicka på Personschema för att öppna sidan Personschema.

3. Välj organisation och välj person(er).

4. Välj skift i rullgardinsmenyn.

5. Markera kryssrutan för att aktivera Flera skiftscheman.

   När Flera skiftscheman är aktiverat kan du välja giltiga tidtabeller från de tillagda tidtabellerna för personerna.

   Flera skiftscheman: Innehåller mer än en tidtabell. Personen kan checka in/ut i vilken som helst av tidtabellerna och närvaro/frånvaro är giltig. Om de flera skiftschemana innehåller tre tidtabeller: 00:00–07:00, 08:00–15:00 och 16:00–23:00 är närvaro/frånvaro för personen med detta schema giltig i vilken som helst av de tre tidtabellerna. Om personen checkar in kl. 07:50 tillämpas den närmaste tidtabellen 08:00–15:00.

6. Ange startdatum och slutdatum.

7. Ange övriga parametrar för schemat.

   • Incheckning krävs inte — Personen i detta schema behöver inte checka in när arbetet börjar.
   • Utcheckning krävs inte — Personen i detta schema behöver inte checka ut när arbetet slutar.
   • Schemalagd under helgdagar — Under helgdagar är detta schema fortfarande giltigt och personerna behöver arbeta enligt schemat.
   • Gäller för övertid — Personalens övertid registreras för detta schema.

8. Klicka på Spara.

Ange tillfälligt schema

Du kan lägga till ett tillfälligt schema för en person — personen tilldelas då ett skiftschema temporärt. Du kan också visa och redigera det tillfälliga schemats detaljer.

Innan du börjar

Lägg till avdelning och person i modulen Person. Mer information finns i Personhantering.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Skiftschema för att öppna sidan Skiftschemahantering.
2. Klicka på Tillfälligt schema för att öppna sidan Tillfälligt schema.
3. Välj organisation och välj person(er).
4. Klicka på ett datum eller klicka och dra för att välja flera datum för det tillfälliga schemat.
5. Välj Arbetsdag eller Icke-arbetsdag i rullgardinsmenyn. Om Icke-arbetsdag väljs anger du följande parametrar.
   • Beräknas som — Välj normal eller övertidsnivå för att markera närvaro-/frånvarostatus för det tillfälliga schemat.
   • Tidtabell — Välj en tidtabell i rullgardinsmenyn.
   • Flera skiftscheman — Innehåller mer än en tidtabell. Personen kan checka in/ut i vilken som helst av tidtabellerna och närvaro/frånvaro är giltig. Om de flera skiftschemana innehåller tre tidtabeller: 00:00–07:00, 08:00–15:00 och 16:00–23:00 är närvaro/frånvaro för personen med detta schema giltig i vilken som helst av de tre tidtabellerna. Om personen checkar in kl. 07:50 tillämpas den närmaste tidtabellen 08:00–15:00.
   • Regel — Ange övriga regler för schemat, t.ex. Incheckning krävs inte och Utcheckning krävs inte.
6. Klicka på Spara.

Kontrollera skiftschema

Du kan kontrollera skiftschemat i kalender- eller listvy. Du kan också redigera eller ta bort skiftschemat.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Skiftschema för att öppna sidan Skiftschemahantering.
2. Välj organisation och motsvarande person(er).
3. Klicka på eller för att visa skiftschemat i kalender- eller listvy.
   • Kalender — I kalendervy kan du se skiftschemat för varje dag i en månad. Klicka på det tillfälliga schemat för en dag för att redigera eller ta bort det.
   • Lista — I listvy kan du se detaljer om en persons eller organisations skiftschema, t.ex. skiftnamn, typ, giltighetstid m.m. Markera ett eller flera skiftscheman och klicka på Ta bort för att ta bort de valda skiftschemana.

Manuell korrigering av in-/utcheckningspost

Om närvaro-/frånvarostatusen är felaktig kan du manuellt korrigera in- eller utcheckningsposten. Du kan också redigera, ta bort, söka eller exportera in-/utcheckningsposter.

Innan du börjar

• Du måste lägga till organisationer och personer i modulen Person. Mer information finns i Personhantering.
• Personens närvaro-/frånvarostatus är felaktig.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Närvaro-/frånvarohantering för att öppna sidan Närvaro-/frånvarohantering.

2. Klicka på Korrigera incheckning/utcheckning för att öppna sidan för att lägga till in-/utcheckningskorrigering.

3. Välj person i den vänstra listan för korrigering.

4. Välj korrigeringsdatum.

5. Ange in-/utcheckningskorrigeringsparametrarna. Välj Incheckning och ange faktisk starttid för arbete. Välj Utcheckning och ange faktisk sluttid för arbete.

   Du kan klicka på för att lägga till flera in-/utcheckningsposter. Maximalt 8 in-/utcheckningsposter stöds.

6. Valfritt: Ange kommentarsinformation efter önskemål.

7. Klicka på Spara.

8. Valfritt: Utför en av följande åtgärder efter att in-/utcheckningskorrigeringen lagts till.

   • Visa — Klicka på eller för att visa den tillagda närvaro-/frånvarohanteringsinformationen i kalender- eller listvy.
     • Obs: I kalendervy måste du klicka på Beräkna för att visa närvaro-/frånvarostatus för personen under en månad.
   • Redigera
     • I kalendervy klickar du på den relevanta etiketten för ett datum för att redigera detaljerna.
     • I listvy dubbelklickar du på det relevanta fältet i kolumnen Datum, Hanteringstyp, Tid eller Kommentar för att redigera informationen.
   • Ta bort — Ta bort de valda posterna.
   • Exportera — Exportera närvaro-/frånvarohanteringens detaljer till lokal PC.
     • Obs: De exporterade detaljerna sparas i CSV-format.

Lägg till ledighet och tjänsteresa

Du kan lägga till ledighet och tjänsteresa när en anställd vill ansöka om ledighet eller resa i tjänsten.

Innan du börjar

Du måste lägga till organisationer och personer i modulen Person. Mer information finns i Personhantering.

Steg

1. Klicka på Tid och närvaro → Närvaro-/frånvarohantering för att öppna sidan Närvaro-/frånvarohantering.

2. Klicka på Ansöka om ledighet/tjänsteresa för att öppna sidan för att lägga till ledighet/tjänsteresa.

3. Välj person i den vänstra listan.

4. Ange datum för ledighetens eller tjänsteresans giltighetstid.

5. Välj huvud-ledighetstyp och underledighetstyp i rullgardinsmenyerna.

   Du kan ange ledighetstypen i Närvaro-/frånvaroinställningar. Mer information finns i Konfigurera ledighetstyp.

6. Ange tid för ledigheten.

7. Valfritt: Ange kommentarsinformation efter önskemål.

8. Klicka på Spara.

9. Valfritt: Utför en av följande åtgärder efter att ledigheten och tjänsteresan lagts till.

   • Visa — Klicka på eller för att visa den tillagda närvaro-/frånvarohanteringsinformationen i kalender- eller listvy.
     • Obs: I kalendervy måste du klicka på Beräkna för att visa närvaro-/frånvarostatus för personen under en månad.
   • Redigera
     • I kalendervy klickar du på den relevanta etiketten för ett datum för att redigera detaljerna.
     • I listvy dubbelklickar du på fältet i kolumnen Datum, Hanteringstyp, Tid eller Kommentar för att redigera relaterad information.
   • Ta bort — Ta bort de valda posterna.
   • Exportera — Exportera närvaro-/frånvarohanteringens detaljer till lokal PC.
     • Obs: De exporterade detaljerna sparas i CSV-format.

Beräkna närvaro-/frånvarodata

Du måste beräkna närvaro-/frånvarodata innan du kan söka och visa en översikt av närvaro-/frånvarodata, anställdas detaljerade närvaro-/frånvarodata, anställdas avvikande närvaro-/frånvarodata, anställdas övertidsdata och kortsvipningslogg.

Beräkna närvaro-/frånvarodata automatiskt

Du kan ange ett schema så att klienten beräknar närvaro-/frånvarodata automatiskt vid den tid du konfigurerat varje dag.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvaroinställningar → Generell regel.
3. I området Automatisk beräkning av närvaro/frånvaro anger du den tid du vill att klienten ska beräkna data varje dag.
4. Klicka på Spara.

Beräkna närvaro-/frånvarodata manuellt

Du kan beräkna närvaro-/frånvarodata manuellt genom att ange datumintervallet.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.

2. Klicka på Närvaro-/frånvarostatistik → Beräkna närvaro/frånvaro.

3. Ange start- och sluttid för att definiera närvaro-/frånvarointervallets datumintervall.

4. Ange övriga villkor, inklusive avdelning, personnamn, anställningsnummer och närvaro-/frånvarostatus.

5. Klicka på Beräkna.

   Beräkning kan bara ske för närvaro-/frånvarodata inom tre månader.

6. Utför en av följande åtgärder.

   • Korrigera incheckning/utcheckning — Klicka på Korrigera incheckning/utcheckning för att lägga till in-/utcheckningskorrigering.
   • Rapport — Klicka på Rapport för att generera närvaro-/frånvarorapporten.
   • Exportera — Klicka på Exportera för att exportera närvaro-/frånvarodata till lokal PC.
     • Obs: De exporterade detaljerna sparas i CSV-format.

Närvaro-/frånvarostatistik

Du kan kontrollera den ursprungliga närvaro-/frånvaroosten, generera och exportera närvaro-/frånvarorapporten baserat på de beräknade närvaro-/frånvarodata.

Hämta ursprunglig närvaro-/frånvaropost

Du kan söka efter en anställds närvaro-/frånvarotid, närvaro-/frånvarostatus, kontrollpunkt m.m. under en tidsperiod för att få en ursprunglig post om de anställda.

Innan du börjar

• Du måste lägga till organisationer och personer i modulen Person och personerna måste ha svipat kort. Mer information finns i Personhantering.
• Beräkna närvaro-/frånvarodata.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvarostatistik → Ursprungliga poster.
3. Ange start- och sluttid för närvaro/frånvaro som du vill söka från.
4. Ange övriga sökvillkor, t.ex. avdelning, personnamn och anställningsnummer.
5. Valfritt: Klicka på Hämta från enhet för att hämta närvaro-/frånvarodata från enheten.
6. Valfritt: Klicka på Återställ för att återställa alla sökvillkor och redigera dem på nytt.
7. Klicka på Sök. Resultatet visas på sidan. Du kan se den anställdes obligatoriska närvaro-/frånvarostatus och kontrollpunkt.
8. Valfritt: Utför en av följande åtgärder efter att söka.
   • Generera rapport — Klicka på Rapport för att generera närvaro-/frånvarorapporten.
   • Exportera rapport — Klicka på Exportera för att exportera resultaten till lokal PC.

Generera omedelbar rapport

Du kan generera en serie närvaro-/frånvarorapporter manuellt för att visa de anställdas närvaro-/frånvaroresultat.

Innan du börjar

Beräkna närvaro-/frånvarodata.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvarostatistik → Rapport.
3. Välj en rapporttyp.
4. Välj avdelning eller person för att visa närvaro-/frånvarorapporten.
5. Ange start- och sluttid för den period som närvaro-/frånvarodata ska visas i rapporten.
6. Klicka på Rapport för att generera statistikrapporten och öppna den.

Anpassad närvaro-/frånvarorapport

Klienten stöder flera rapporttyper och du kan fördefinierat rapportens innehåll. Rapporten kan skickas automatiskt till den e-postadress du har konfigurerat.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvaro-/frånvarostatistik → Anpassad rapport.
3. Klicka på Lägg till för att fördefinierat en rapport.
4. Ange rapportens innehåll.
   • Rapportnamn — Ange ett namn för rapporten.
   • Rapporttyp — Välj en rapporttyp — denna rapport genereras.
   • Rapporttid — Den valda tidsperioden kan variera för olika rapporttyper.
   • Person — Välj tillagda person(er) vars närvaro-/frånvaroposter ska inkluderas i rapporten.
5. Valfritt: Ange ett schema för att skicka rapporten automatiskt till e-postadress(er).

   1. Markera Automatisk e-postsändning för att aktivera denna funktion.

   2. Ange den giltiga period under vilken klienten ska skicka rapporten på de valda sändningsdatumen.

   3. Välj datum för sändning.

   4. Ange tidpunkt för sändning.

      Exempel

      Om du anger den giltiga perioden som 2018/3/10 till 2018/4/10, väljer fredag som sändningsdag och anger sändningstiden som 20:00:00 skickar klienten rapporten kl. 20:00 på fredagar under perioden 2018/3/10 till 2018/4/10.

      Kontrollera att närvaro-/frånvaroposterna är beräknade innan sändningstiden. Du kan beräkna närvaro-/frånvarodata manuellt eller ange ett schema så att klienten beräknar data automatiskt varje dag. Mer information finns i Beräkna närvaro-/frånvarodata.

   5. Ange mottagarens e-postadress(er).

      • Obs: Du kan klicka på för att lägga till en ny e-postadress. Upp till 5 e-postadresser är tillåtna.

   6. Valfritt: Klicka på Förhandsgranska för att se e-postdetaljerna.

6. Klicka på OK.
7. Valfritt: När den anpassade rapporten lagts till kan du utföra en eller flera av följande åtgärder:
   • Redigera rapport — Välj en tillagd rapport och klicka på Redigera för att redigera dess inställningar.
   • Ta bort rapport — Välj en tillagd rapport och klicka på Ta bort för att ta bort den.
   • Generera rapport — Välj en tillagd rapport och klicka på Rapport för att generera rapporten omedelbart och visa rapportdetaljerna.