Gestion des présences

Le module Gestion des présences offre de multiples fonctionnalités pour suivre et surveiller les heures de début et de fin de travail des employés, et un contrôle complet de leurs heures de travail, telles que les arrivées tardives, les départs anticipés, le temps passé en pause et l'absentéisme.

Configurer les paramètres de présence

Vous pouvez configurer les paramètres de présence, notamment la règle générale, les paramètres d'heures supplémentaires, le point de contrôle des présences, les jours fériés, le type de congé, etc.

Configurer la règle générale

Vous pouvez configurer la règle générale de calcul des présences, telle que le début de semaine, le début de mois, le week-end, l'absence, etc.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Règle générale.
3. Définissez le jour comme début de semaine et la date comme début de mois.
4. Sélectionnez le ou les jours du week-end.
5. Définissez les paramètres d'absence.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres d'heures supplémentaires

Vous pouvez configurer les paramètres d'heures supplémentaires pour les jours ouvrés et le week-end, notamment le niveau d'heures supplémentaires, le taux d'heures de travail, l'état de présence pour les heures supplémentaires, etc.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Heures supplémentaires.
3. Définissez les informations requises.
   • Niveau d'heures supplémentaires pour un jour ouvré — Lorsque vous travaillez pendant une certaine durée après l'heure de fin de travail un jour ouvré, vous atteignez différents niveaux d'heures supplémentaires : niveau 1, niveau 2 et niveau 3. Vous pouvez définir un taux d'heures de travail différent pour chacun des trois niveaux d'heures supplémentaires.
   • Taux d'heures de travail — Définissez les taux d'heures de travail correspondants pour les trois niveaux d'heures supplémentaires, qui peuvent généralement servir à calculer le total des heures de travail.
   • Règle d'heures supplémentaires pour le week-end — Vous pouvez activer la règle d'heures supplémentaires pour le week-end et définir le mode de calcul.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer le point de contrôle des présences

Vous pouvez définir le ou les lecteurs de cartes du point d'accès comme point de contrôle des présences, afin que l'authentification sur ces lecteurs soit enregistrée pour la présence.

Avant de commencer

Vous devez ajouter un appareil de contrôle d'accès avant de configurer le point de contrôle des présences. Pour en savoir plus, consultez Ajouter un appareil.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Point de contrôle des présences pour accéder à la page des réglages du point de contrôle des présences.
3. Facultatif : réglez le commutateur Définir tous les lecteurs de cartes comme points de contrôle sur désactivé. Seuls les lecteurs de cartes de la liste seront définis comme points de contrôle des présences.
4. Cochez le ou les lecteurs de cartes souhaités dans la liste des appareils comme point(s) de contrôle des présences.
5. Définissez la fonction du point de contrôle sur Début/Fin de travail, Début de travail ou Fin de travail.
6. Cliquez sur Définir comme point de contrôle. Le point de contrôle des présences configuré s'affiche dans la liste de droite.

Configurer les jours fériés

Vous pouvez ajouter les jours fériés pendant lesquels le pointage d'entrée ou de sortie ne sera pas enregistré.

Ajouter un jour férié régulier

Vous pouvez configurer un jour férié qui prendra effet chaque année à des dates régulières pendant la période de validité, tels que le jour de l'An, la fête nationale, Noël, etc.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Jours fériés pour accéder à la page des réglages des jours fériés.
3. Cochez Jour férié régulier comme type de jour férié.
4. Personnalisez un nom pour le jour férié.
5. Définissez le premier jour du jour férié.
6. Saisissez le nombre de jours fériés.
7. Définissez l'état de présence si l'employé travaille un jour férié.
8. Facultatif : cochez Répéter chaque année pour rendre ce réglage de jour férié effectif chaque année.
9. Cliquez sur OK. Le jour férié ajouté s'affiche dans la liste des jours fériés et dans le calendrier. Si la date est sélectionnée pour plusieurs jours fériés, elle sera enregistrée comme le premier jour férié ajouté.
10. Facultatif : après avoir ajouté le jour férié, effectuez l'une des opérations suivantes.
    • Modifier le jour férié — Cliquez sur pour modifier les informations du jour férié.
    • Supprimer le jour férié — Sélectionnez un ou plusieurs jours fériés ajoutés et cliquez sur Supprimer pour les supprimer de la liste des jours fériés.

Ajouter un jour férié irrégulier

Vous pouvez configurer un jour férié qui prendra effet chaque année à des dates irrégulières pendant la période de validité, tel qu'un jour férié bancaire.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.

2. Cliquez sur Réglages des présences → Jours fériés pour accéder à la page des réglages des jours fériés.

3. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la page Ajouter un jour férié.

4. Cochez Jour férié irrégulier comme type de jour férié.

5. Personnalisez un nom pour le jour férié.

6. Définissez la date de début du jour férié.

   Exemple

   Si vous souhaitez définir le quatrième jeudi de novembre 2019 comme jour férié de Thanksgiving, vous devez sélectionner 2019, novembre, 4e et jeudi dans les quatre listes déroulantes.

7. Saisissez le nombre de jours fériés.

8. Définissez l'état de présence si l'employé travaille un jour férié.

9. Facultatif : cochez Répéter chaque année pour rendre ce réglage de jour férié effectif chaque année.

10. Cliquez sur OK. Le jour férié ajouté s'affiche dans la liste des jours fériés et dans le calendrier. Si la date est sélectionnée pour plusieurs jours fériés, elle sera enregistrée comme le premier jour férié ajouté.

11. Facultatif : après avoir ajouté le jour férié, effectuez l'une des opérations suivantes.

    • Modifier le jour férié — Cliquez sur pour modifier les informations du jour férié.
    • Supprimer le jour férié — Sélectionnez un ou plusieurs jours fériés ajoutés et cliquez sur Supprimer pour les supprimer de la liste des jours fériés.

Configurer le type de congé

Vous pouvez personnaliser le type de congé (type de congé principal et type de congé secondaire) selon vos besoins réels. Vous pouvez également modifier ou supprimer un type de congé.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Type de congé pour accéder à la page des réglages du type de congé.
3. Cliquez sur Ajouter à gauche pour ajouter un type de congé principal.
4. Facultatif : effectuez l'une des opérations suivantes pour le type de congé principal.
   • Modifier — Déplacez le curseur sur le type de congé principal et cliquez sur pour le modifier.
   • Supprimer — Sélectionnez un type de congé principal et cliquez sur Supprimer à gauche pour le supprimer.
5. Cliquez sur Ajouter à droite pour ajouter un type de congé secondaire.
6. Facultatif : effectuez l'une des opérations suivantes pour le type de congé secondaire.
   • Modifier — Déplacez le curseur sur le type de congé secondaire et cliquez sur pour le modifier.
   • Supprimer — Sélectionnez un ou plusieurs types de congé principaux et cliquez sur Supprimer à droite pour supprimer le ou les types de congé secondaires sélectionnés.

Synchroniser l'enregistrement d'authentification avec une base de données tierce

Les données de présence enregistrées dans le logiciel client peuvent être utilisées par d'autres systèmes pour des calculs ou d'autres opérations. Vous pouvez activer la fonction de synchronisation pour appliquer automatiquement l'enregistrement d'authentification du logiciel client à la base de données tierce.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Base de données tierce.
3. Réglez le commutateur Appliquer à la base de données sur activé pour activer la fonction de synchronisation.
4. Définissez les paramètres requis de la base de données tierce, notamment le type de base de données, l'adresse IP du serveur, le nom de la base de données, le nom d'utilisateur et le mot de passe.
5. Définissez les paramètres de table de la base de données selon les configurations réelles.
   1. Saisissez le nom de la table de la base de données tierce.
   2. Définissez la correspondance des champs de table entre le logiciel client et la base de données tierce.
6. Cliquez sur Test de connexion pour vérifier si la base de données peut être connectée.
7. Cliquez sur Enregistrer pour vérifier si la base de données peut être connectée et enregistrer les réglages en cas de connexion réussie.
   • Les données de présence seront écrites dans la base de données tierce.
   • Pendant la synchronisation, si le client se déconnecte de la base de données tierce, il tentera de se reconnecter toutes les 30 min. Une fois reconnecté, le client synchronisera avec la base de données tierce les données enregistrées pendant la période de déconnexion.

Configurer le temps de pause

Vous pouvez ajouter un temps de pause et définir l'heure de début, l'heure de fin, la durée, le mode de calcul et d'autres paramètres de la pause. Le temps de pause ajouté peut également être modifié ou supprimé.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Horaire. Les horaires ajoutés s'affichent dans la liste.
2. Sélectionnez un horaire ajouté ou cliquez sur Ajouter pour accéder à la page de réglage de l'horaire.
3. Cliquez sur Paramètres dans la zone du temps de pause pour accéder à la page de gestion du temps de pause.
4. Ajoutez un temps de pause.
   1. Cliquez sur Ajouter.
   2. Saisissez un nom pour le temps de pause.
   3. Définissez les paramètres associés au temps de pause.
      • Heure de début / Heure de fin — Définissez l'heure de début et de fin de la pause.
      • Pas avant / Pas après — Définissez l'heure de pointage la plus précoce pour le début de la pause et l'heure de pointage la plus tardive pour la fin de la pause.
      • Durée de la pause — La durée entre l'heure de début et l'heure de fin de la pause.
      • Calcul
        • Déduction automatique — La durée de pause fixe sera exclue des heures de travail.
        • Pointage obligatoire — La durée de pause sera calculée et exclue des heures de travail en fonction des heures réelles de pointage d'entrée et de sortie.
          • Remarque : si vous sélectionnez Pointage obligatoire comme méthode de calcul, vous devez définir l'état de présence pour un retour tardif ou anticipé de pause.
5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les réglages.
6. Facultatif : cliquez sur Ajouter pour continuer à ajouter un temps de pause.

Configurer la précision de calcul des présences

Pour calculer les données de présence avec précision, vous pouvez définir la précision de calcul des présences pour différents éléments de présence, notamment l'unité minimale de calcul des présences et la règle d'arrondi. Par exemple, vous pouvez définir l'unité minimale sur 1 heure pour la durée de congé et la règle d'arrondi sur arrondi supérieur.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Fonction avancée pour accéder à la page Fonction avancée.
3. Définissez les unités minimales pour les différents éléments statistiques.
4. Définissez les règles d'arrondi pour les différents éléments statistiques.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Exemple

Définissez l'unité minimale sur 1 heure et la règle d'arrondi sur arrondi inférieur pour la durée des heures supplémentaires ; si la durée des heures supplémentaires est inférieure à 1 heure, elle sera calculée comme 0. Si la durée des heures supplémentaires est de 1,5 heure, elle sera calculée comme 1 heure.

Configurer l'affichage du rapport

Vous pouvez configurer le contenu affiché dans le rapport de présence, tel que le nom de l'entreprise, le logo, le format de date, le format d'heure et le repère.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Statistiques de présence → Affichage du rapport.
3. Définissez les réglages d'affichage du rapport de présence.
   • Nom de l'entreprise — Saisissez un nom d'entreprise pour l'afficher dans le rapport.
   • Format de date / Format d'heure — Définissez le format de date et le format d'heure selon vos besoins réels.
   • Repère d'état de présence dans le rapport — Saisissez le repère et sélectionnez la couleur. Les champs liés à l'état de présence dans le rapport s'afficheront avec ce repère et cette couleur.
   • Repère de week-end dans le rapport — Saisissez le repère et sélectionnez la couleur. Les champs de week-end dans le rapport s'afficheront avec ce repère et cette couleur.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un horaire

Sur la page Horaire, vous pouvez définir l'heure de début de travail, l'heure de fin de travail et les règles de présence concernant les retards et les départs anticipés, etc.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Horaire pour accéder à la page des réglages d'horaire.

2. Cliquez sur Ajouter pour accéder à la page Réglages de base.

3. Créez un nom pour l'horaire.

   Vous pouvez cliquer sur l'icône de couleur à côté du nom pour personnaliser la couleur de l'horaire valide sur la barre de temps en bas de la page.

4. Sélectionnez le type d'horaire.

   • Général — Convient à un scénario de présence général, qui requiert une heure de début et une heure de fin de travail fixes ; vous pouvez définir l'heure de pointage d'entrée/sortie valide ainsi que les marges autorisées pour les retards et les départs anticipés.
   • Flexible — Convient à un travail au forfait horaire, qui ne requiert pas d'heure de pointage d'entrée/sortie et exige uniquement que le temps de travail du personnel (à partir de l'heure de début définie) soit égal ou supérieur aux heures de travail prédéfinies.

5. Sélectionnez la méthode de calcul.

   • Premier pointage d'entrée et dernier pointage de sortie — Le premier pointage d'entrée est enregistré comme heure de début de travail et le dernier pointage de sortie comme heure de fin de travail.
   • Chaque pointage d'entrée/sortie — Chaque heure de pointage d'entrée et de sortie est valide, et la somme de toutes les périodes entre les pointages d'entrée et de sortie adjacents est enregistrée comme durée de travail valide. Vous devez définir l'Intervalle d'authentification valide pour cette méthode de calcul. Par exemple, si l'intervalle entre deux passages de la même carte est inférieur à la valeur définie, le passage de carte n'est pas valide.

6. Facultatif : réglez le commutateur Obtenir l'état de pointage d'entrée/sortie depuis l'appareil sur activé pour calculer en fonction de l'état de présence de l'appareil.

   Assurez-vous que l'appareil prend en charge cette fonction si vous devez l'activer.

7. Si vous sélectionnez Général comme type d'horaire, définissez les paramètres d'heures de présence associés comme suit :

   • Heure de début/fin de travail — Définissez l'heure de début et l'heure de fin de travail.
   • Heure de pointage d'entrée/sortie valide — Sur la barre de temps, ajustez la barre jaune pour définir la période pendant laquelle le pointage d'entrée ou de sortie est valide.
   • Calculé comme — Définissez la durée calculée comme durée de travail réelle.
   • Marge de retard/départ anticipé — Définissez la période autorisée pour les retards ou les départs anticipés.

8. Si vous sélectionnez Flexible comme type d'horaire, définissez les paramètres d'heures de présence associés comme suit :

   • Heures de travail — Les heures de travail du personnel doivent être égales ou supérieures à la valeur définie.
   • Heure de début de l'horaire — Calcule les heures de travail de chaque jour à partir de la valeur définie. Par exemple, si vous avez défini les heures de travail sur 8 heures et l'heure de début de l'horaire sur 9h00, et que l'employé A a pointé à l'entrée à 8h00 et à la sortie à 17h00 (heures de travail effectives de 9h00 à 17h00, soit 8 heures au total), le résultat de présence de l'employé A sera calculé comme normal.

9. Facultatif : sélectionnez un temps de pause pour exclure cette durée des heures de travail.

   Vous pouvez cliquer sur Paramètres pour gérer le temps de pause. Pour en savoir plus sur la configuration du temps de pause, consultez Configurer le temps de pause.

10. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l'horaire.

11. Facultatif : effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes après avoir ajouté l'horaire.

    • Modifier l'horaire — Sélectionnez un horaire dans la liste pour modifier les informations associées.
    • Supprimer l'horaire — Sélectionnez un horaire dans la liste et cliquez sur Supprimer pour le supprimer.

Ajouter une équipe

Vous pouvez ajouter l'équipe pour le planning d'équipes.

Avant de commencer

Ajoutez d'abord un horaire. Consultez Ajouter un horaire pour en savoir plus.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Équipe pour accéder à la page des réglages d'équipe.
2. Cliquez sur Ajouter pour accéder à la page Ajouter une équipe.
3. Saisissez le nom de l'équipe.
4. Sélectionnez la période d'équipe dans la liste déroulante.
5. Sélectionnez l'horaire ajouté et cliquez sur la barre de temps pour appliquer l'horaire.
6. Cliquez sur Enregistrer. L'équipe ajoutée s'affiche dans le panneau de gauche de la page. Jusqu'à 64 équipes peuvent être ajoutées.
7. Facultatif : affectez l'équipe à une organisation ou à une personne pour un planning d'équipes rapide.
   1. Cliquez sur Affecter.
   2. Sélectionnez l'onglet Organisation ou Personne et cochez la ou les organisations ou personnes souhaitées. Les organisations ou personnes sélectionnées s'affichent dans la page de droite.
   3. Définissez la période de validité du planning d'équipes.
   4. Définissez les autres paramètres du planning.
      • Pointage d'entrée non requis — Les personnes de ce planning n'ont pas besoin de pointer à l'entrée lorsqu'elles arrivent au travail.
      • Pointage de sortie non requis — Les personnes de ce planning n'ont pas besoin de pointer à la sortie lorsqu'elles terminent leur travail.
      • Planifié les jours fériés — Les jours fériés, ce planning reste effectif et les personnes doivent travailler selon le planning.
      • Effectif pour les heures supplémentaires — Les heures supplémentaires des personnes seront enregistrées pour ce planning.
   5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le planning d'équipes rapide.

Gérer le planning d'équipes

Le travail en équipes est une pratique d'emploi conçue pour utiliser les 24 heures de la journée, tous les jours de la semaine. Cette pratique divise généralement la journée en équipes, des périodes définies pendant lesquelles différentes équipes assurent leurs fonctions.

Vous pouvez définir un planning de service, un planning de personne et un planning temporaire.

Définir un planning de service

Vous pouvez définir le planning d'équipes pour un service, et toutes les personnes du service se verront attribuer ce planning d'équipes.

Avant de commencer

Dans le module Gestion des présences, la liste des services est identique à l'organisation. Vous devez d'abord ajouter des organisations et des personnes dans le module Personne. Consultez Gestion des personnes pour en savoir plus.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Planning d'équipes pour accéder à la page de gestion du planning d'équipes.

2. Cliquez sur Planning de service pour accéder à la page Planning de service.

3. Sélectionnez le service dans la liste des organisations à gauche.

   Si Inclure les sous-organisations est coché, lors de la sélection de l'organisation, ses sous-organisations sont sélectionnées en même temps.

4. Sélectionnez l'équipe dans la liste déroulante.

5. Cochez la case pour activer Plannings d'équipes multiples.

   Après avoir coché Plannings d'équipes multiples, vous pouvez sélectionner la ou les périodes effectives parmi les périodes ajoutées pour les personnes du service.

   Plannings d'équipes multiples : ils contiennent plusieurs périodes. La personne peut pointer à l'entrée/sortie dans n'importe laquelle de ces périodes et la présence sera effective. Si les plannings d'équipes multiples contiennent trois périodes : 00:00 à 07:00, 08:00 à 15:00 et 16:00 à 23:00, la présence de la personne adoptant ces plannings d'équipes multiples sera effective dans l'une quelconque des trois périodes. Si la personne pointe à l'entrée à 07:50, la période la plus proche, 08:00 à 15:00, sera appliquée à sa présence.

6. Définissez la date de début et la date de fin.

7. Définissez les autres paramètres du planning.

   • Pointage d'entrée non requis — Les personnes de ce planning n'ont pas besoin de pointer à l'entrée lorsqu'elles arrivent au travail.
   • Pointage de sortie non requis — Les personnes de ce planning n'ont pas besoin de pointer à la sortie lorsqu'elles terminent leur travail.
   • Planifié les jours fériés — Les jours fériés, ce planning reste effectif et les personnes doivent travailler selon le planning.
   • Effectif pour les heures supplémentaires — Les heures supplémentaires des personnes seront enregistrées pour ce planning.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Définir un planning de personne

Vous pouvez affecter le planning d'équipes à une ou plusieurs personnes. Vous pouvez également consulter et modifier les détails du planning de personne.

Avant de commencer

Ajoutez un service et une personne dans le module Personne. Consultez Gestion des personnes pour en savoir plus.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Planning d'équipes pour accéder à la page Planning d'équipes.

2. Cliquez sur Planning de personne pour accéder à la page Planning de personne.

3. Sélectionnez l'organisation et sélectionnez la ou les personnes.

4. Sélectionnez l'équipe dans la liste déroulante.

5. Cochez la case pour activer Plannings d'équipes multiples.

   Après avoir coché Plannings d'équipes multiples, vous pouvez sélectionner le ou les horaires effectifs parmi les horaires ajoutés pour les personnes.

   Plannings d'équipes multiples : ils contiennent plusieurs horaires. La personne peut pointer à l'entrée/sortie dans n'importe lequel de ces horaires et la présence sera effective. Si les plannings d'équipes multiples contiennent trois horaires : 00:00 à 07:00, 08:00 à 15:00 et 16:00 à 23:00, la présence de la personne adoptant ces plannings d'équipes multiples sera effective dans l'un quelconque des trois horaires. Si la personne pointe à l'entrée à 07:50, l'horaire le plus proche, 08:00 à 15:00, sera appliqué à sa présence.

6. Définissez la date de début et la date de fin.

7. Définissez les autres paramètres du planning.

   • Pointage d'entrée non requis — Les personnes de ce planning n'ont pas besoin de pointer à l'entrée lorsqu'elles arrivent au travail.
   • Pointage de sortie non requis — Les personnes de ce planning n'ont pas besoin de pointer à la sortie lorsqu'elles terminent leur travail.
   • Planifié les jours fériés — Les jours fériés, ce planning reste effectif et les personnes doivent travailler selon le planning.
   • Effectif pour les heures supplémentaires — Les heures supplémentaires des personnes seront enregistrées pour ce planning.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Définir un planning temporaire

Vous pouvez ajouter un planning temporaire pour la personne, qui se verra attribuer le planning d'équipes temporairement. Vous pouvez également consulter et modifier les détails du planning temporaire.

Avant de commencer

Ajoutez un service et une personne dans le module Personne. Consultez Gestion des personnes pour en savoir plus.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Planning d'équipes pour accéder à la page de gestion du planning d'équipes.
2. Cliquez sur Planning temporaire pour accéder à la page Planning temporaire.
3. Sélectionnez l'organisation et sélectionnez la ou les personnes.
4. Cliquez sur une date ou cliquez et faites glisser pour sélectionner plusieurs dates pour le planning temporaire.
5. Sélectionnez Jour ouvré ou Jour non ouvré dans la liste déroulante. Si Jour non ouvré est sélectionné, vous devez définir les paramètres suivants.
   • Calculé comme — Sélectionnez normal ou un niveau d'heures supplémentaires pour marquer l'état de présence du planning temporaire.
   • Horaire — Sélectionnez un horaire dans la liste déroulante.
   • Plannings d'équipes multiples — Ils contiennent plusieurs horaires. La personne peut pointer à l'entrée/sortie dans n'importe lequel de ces horaires et la présence sera effective. Si les plannings d'équipes multiples contiennent trois horaires : 00:00 à 07:00, 08:00 à 15:00 et 16:00 à 23:00, la présence de la personne adoptant ces plannings d'équipes multiples sera effective dans l'un quelconque des trois horaires. Si la personne pointe à l'entrée à 07:50, l'horaire le plus proche, 08:00 à 15:00, sera appliqué à sa présence.
   • Règle — Définissez une autre règle pour le planning, telle que Pointage d'entrée non requis et Pointage de sortie non requis.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter le planning d'équipes

Vous pouvez consulter le planning d'équipes en mode calendrier ou liste. Vous pouvez également modifier ou supprimer le planning d'équipes.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Planning d'équipes pour accéder à la page de gestion du planning d'équipes.
2. Sélectionnez l'organisation et la ou les personnes correspondantes.
3. Cliquez sur ou pour consulter le planning d'équipes en mode calendrier ou liste.
   • Calendrier — En mode calendrier, vous pouvez consulter le planning d'équipes pour chaque jour d'un mois. Vous pouvez cliquer sur le planning temporaire d'un jour pour le modifier ou le supprimer.
   • Liste — En mode liste, vous pouvez consulter les détails du planning d'équipes d'une personne ou d'une organisation, tels que le nom de l'équipe, le type, la période de validité, etc. Cochez le ou les plannings d'équipes et cliquez sur Supprimer pour supprimer le ou les plannings sélectionnés.

Corriger manuellement un enregistrement de pointage d'entrée/sortie

Si l'état de présence n'est pas correct, vous pouvez corriger manuellement l'enregistrement de pointage d'entrée ou de sortie. Vous pouvez également modifier, supprimer, rechercher ou exporter l'enregistrement de pointage d'entrée ou de sortie.

Avant de commencer

• Vous devez ajouter des organisations et des personnes dans le module Personne. Pour en savoir plus, consultez Gestion des personnes.
• L'état de présence de la personne est incorrect.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Traitement des présences pour accéder à la page de traitement des présences.

2. Cliquez sur Corriger le pointage d'entrée/sortie pour accéder à la page d'ajout de correction de pointage d'entrée/sortie.

3. Sélectionnez une personne dans la liste de gauche pour la correction.

4. Sélectionnez la date de correction.

5. Définissez les paramètres de correction de pointage d'entrée/sortie. Sélectionnez Pointage d'entrée et définissez l'heure réelle de début de travail. Sélectionnez Pointage de sortie et définissez l'heure réelle de fin de travail.

   Vous pouvez cliquer sur pour ajouter plusieurs éléments de pointage d'entrée/sortie. Jusqu'à 8 éléments de pointage d'entrée/sortie peuvent être pris en charge.

6. Facultatif : saisissez les informations de remarque souhaitées.

7. Cliquez sur Enregistrer.

8. Facultatif : après avoir ajouté la correction de pointage d'entrée/sortie, effectuez l'une des opérations suivantes.

   • Consulter — Cliquez sur ou pour consulter les informations de traitement des présences ajoutées en mode calendrier ou liste.
     • Remarque : en mode calendrier, vous devez cliquer sur Calculer pour obtenir l'état de présence de la personne sur un mois.
   • Modifier
     • En mode calendrier, cliquez sur l'étiquette correspondante sur la date pour en modifier les détails.
     • En mode liste, double-cliquez sur le champ correspondant dans la colonne Date, Type de traitement, Heure ou Remarque pour modifier les informations.
   • Supprimer — Supprimez les éléments sélectionnés.
   • Exporter — Exportez les détails du traitement des présences vers le PC local.
     • Remarque : les détails exportés sont enregistrés au format CSV.

Ajouter un congé et un déplacement professionnel

Vous pouvez ajouter un congé et un déplacement professionnel lorsqu'un employé souhaite demander un congé ou partir en déplacement professionnel.

Avant de commencer

Vous devez ajouter des organisations et des personnes dans le module Personne. Pour en savoir plus, consultez Gestion des personnes.

Étapes

1. Cliquez sur Gestion des présences → Traitement des présences pour accéder à la page de traitement des présences.

2. Cliquez sur Demander un congé/déplacement professionnel pour accéder à la page d'ajout de congé/déplacement professionnel.

3. Sélectionnez une personne dans la liste de gauche.

4. Définissez la ou les dates de votre congé ou déplacement professionnel.

5. Sélectionnez le type de congé principal et le type de congé secondaire dans la liste déroulante.

   Vous pouvez définir le type de congé dans les Réglages des présences. Pour en savoir plus, consultez Configurer le type de congé.

6. Définissez l'heure du congé.

7. Facultatif : saisissez les informations de remarque souhaitées.

8. Cliquez sur Enregistrer.

9. Facultatif : après avoir ajouté le congé et le déplacement professionnel, effectuez l'une des opérations suivantes.

   • Consulter — Cliquez sur ou pour consulter les informations de traitement des présences ajoutées en mode calendrier ou liste.
     • Remarque : en mode calendrier, vous devez cliquer sur Calculer pour obtenir l'état de présence de la personne sur un mois.
   • Modifier
     • En mode calendrier, cliquez sur l'étiquette correspondante sur la date pour en modifier les détails.
     • En mode liste, double-cliquez sur le champ dans la colonne Date, Type de traitement, Heure ou Remarque pour modifier les informations associées.
   • Supprimer — Supprimez les éléments sélectionnés.
   • Exporter — Exportez les détails du traitement des présences vers le PC local.
     • Remarque : les détails exportés sont enregistrés au format CSV.

Calculer les données de présence

Vous devez calculer les données de présence avant de rechercher et de consulter l'aperçu des données de présence, les données de présence détaillées des employés, les données de présence anormales des employés, les données d'heures supplémentaires des employés et le journal des passages de carte.

Calculer automatiquement les données de présence

Vous pouvez définir un calendrier afin que le client calcule automatiquement les données de présence à l'heure que vous avez configurée chaque jour.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Réglages des présences → Règle générale.
3. Dans la zone Calcul automatique des présences, définissez l'heure à laquelle vous souhaitez que le client calcule les données chaque jour.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Calculer manuellement les données de présence

Vous pouvez calculer les données de présence manuellement en définissant la plage de données.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.

2. Cliquez sur Statistiques de présence → Calculer les présences.

3. Définissez l'heure de début et l'heure de fin pour délimiter la plage des données de présence.

4. Définissez les autres conditions, notamment le service, le nom de la personne, le n° d'employé et l'état de présence.

5. Cliquez sur Calculer.

   Il n'est possible de calculer les données de présence que sur trois mois.

6. Effectuez l'une des opérations suivantes.

   • Corriger le pointage d'entrée/sortie — Cliquez sur Corriger le pointage d'entrée/sortie pour ajouter une correction de pointage d'entrée/sortie.
   • Rapport — Cliquez sur Rapport pour générer le rapport de présence.
   • Exporter — Cliquez sur Exporter pour exporter les données de présence vers le PC local.
     • Remarque : les détails exportés sont enregistrés au format CSV.

Statistiques de présence

Vous pouvez consulter l'enregistrement de présence d'origine, générer et exporter le rapport de présence à partir des données de présence calculées.

Obtenir l'enregistrement de présence d'origine

Vous pouvez rechercher l'heure de présence, l'état de présence, le point de contrôle, etc. d'un employé sur une période pour obtenir un enregistrement d'origine des employés.

Avant de commencer

• Vous devez ajouter des organisations et des personnes dans le module Personne, et les personnes doivent avoir passé leur carte. Pour en savoir plus, consultez Gestion des personnes.
• Calculez les données de présence.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Statistiques de présence → Enregistrements d'origine.
3. Définissez l'heure de début et l'heure de fin de présence sur lesquelles effectuer la recherche.
4. Définissez les autres conditions de recherche, telles que le service, le nom de la personne et le n° d'employé.
5. Facultatif : cliquez sur Récupérer depuis l'appareil pour récupérer les données de présence depuis l'appareil.
6. Facultatif : cliquez sur Réinitialiser pour réinitialiser toutes les conditions de recherche et les modifier à nouveau.
7. Cliquez sur Rechercher. Le résultat s'affiche sur la page. Vous pouvez consulter l'état de présence et le point de contrôle requis de l'employé.
8. Facultatif : après avoir recherché le résultat, effectuez l'une des opérations suivantes.
   • Générer un rapport — Cliquez sur Rapport pour générer le rapport de présence.
   • Exporter le rapport — Cliquez sur Exporter pour exporter les résultats vers le PC local.

Générer un rapport instantané

Il est possible de générer manuellement une série de rapports de présence pour consulter les résultats de présence des employés.

Avant de commencer

Calculez les données de présence.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Statistiques de présence → Rapport.
3. Sélectionnez un type de rapport.
4. Sélectionnez le service ou la personne pour consulter le rapport de présence.
5. Définissez l'heure de début et l'heure de fin pendant lesquelles les données de présence s'afficheront dans le rapport.
6. Cliquez sur Rapport pour générer le rapport statistique et l'ouvrir.

Personnaliser un rapport de présence

Le client prend en charge plusieurs types de rapports ; vous pouvez prédéfinir le contenu du rapport et il peut envoyer automatiquement le rapport à l'adresse e-mail que vous avez configurée.

Étapes

1. Accédez au module Gestion des présences.
2. Cliquez sur Statistiques de présence → Rapport personnalisé.
3. Cliquez sur Ajouter pour prédéfinir un rapport.
4. Définissez le contenu du rapport.
   • Nom du rapport — Saisissez un nom pour le rapport.
   • Type de rapport — Sélectionnez un type de rapport ; ce rapport sera généré.
   • Heure du rapport — L'heure à sélectionner peut varier selon le type de rapport.
   • Personne — Sélectionnez la ou les personnes ajoutées dont les enregistrements de présence seront générés pour le rapport.
5. Facultatif : définissez le calendrier d'envoi automatique du rapport à la ou aux adresses e-mail.

   1. Cochez Envoi automatique d'e-mail pour activer cette fonction.

   2. Définissez la période de validité pendant laquelle le client enverra le rapport aux dates d'envoi sélectionnées.

   3. Sélectionnez la ou les dates auxquelles le client enverra le rapport.

   4. Définissez l'heure à laquelle le client enverra le rapport.

      Exemple

      Si vous définissez la période de validité du 10/03/2018 au 10/04/2018, sélectionnez vendredi comme date d'envoi et définissez l'heure d'envoi sur 20:00:00, le client enverra le rapport à 20h00 les vendredis entre le 10/03/2018 et le 10/04/2018.

      Assurez-vous que les enregistrements de présence sont calculés avant l'heure d'envoi. Vous pouvez calculer les données de présence manuellement, ou définir le calendrier afin que le client calcule automatiquement les données chaque jour. Pour en savoir plus, consultez Calculer les données de présence.

   5. Saisissez la ou les adresses e-mail des destinataires.

      • Remarque : vous pouvez cliquer sur pour ajouter une nouvelle adresse e-mail. Jusqu'à 5 adresses e-mail sont autorisées.

   6. Facultatif : cliquez sur Aperçu pour consulter les détails de l'e-mail.

6. Cliquez sur OK.
7. Facultatif : après avoir ajouté le rapport personnalisé, vous pouvez effectuer une ou plusieurs des opérations suivantes :
   • Modifier le rapport — Sélectionnez un rapport ajouté et cliquez sur Modifier pour en modifier les réglages.
   • Supprimer le rapport — Sélectionnez un rapport ajouté et cliquez sur Supprimer pour le supprimer.
   • Générer le rapport — Sélectionnez un rapport ajouté et cliquez sur Rapport pour générer le rapport instantanément et en consulter les détails.